Rutinitas Briefing

Apa pentingnya suatu briefing bagi team dalam suatu organisasi ? Kenapa satpam setiap hari melakukan apel pagi atau apel pulanb ? Kenapa pramusaji restoran harus kumpul sebelum memulai pekerjaan ? Kenapa pemain sepak bola selalu briefing di ruang ganti sebelum bertanding ? Atau sejumlah pekerjaan lainnya yang mengharuskan melakukan briefing sebelum memulai suatu kegiatan.

Itulah saatnya pemimpin tim menyampaikan harapan, informasi terbaru, serta hal-hal yang harus diperhatikan. Ada kalanya hal yang sama disampaikan setiap hari, seperti halnya ketika kita akan terbang, pramugari akan menyampaikan prosedur evakuasi. Briefing membantu tim untuk mengingat hal-hal yang harus menjadi perhatian. Ada kalanya terasa membosankan, sehingga berbagai kegiatan dilakukan untuk menarik minat anggota tim mengikuti proses briefing dengan baik. Sekaligus menghindari adanya pesan yang tidak tersampaikan.

Seberapa sering anda briefing dengan tim anda ? Apakah setiap hari, atau seminggu sekali, atau bahkan sebulan sekali ? Ada yang melakukan safety briefing, setiap kali sebelum melakukan meeting di suatu ruangan. Memberikan petunjuk hal-hal yang harus diperhatikan selama berada dalam ruangan tersebut. Kebiasaan ini biasanya dilakukan di hotel tertentu, atau kantor yang sangat peduli pada aspek safety.

Suatu proyek yang dijalankan memerlukan kesamaan persepsi untuk itu dilakukan briefing sebelum mulai pelaksanaan. Anggota tim yang tidak memperhatikan briefing akan sulit melakukan koordinasi, karena mereka mempunyai pemikiran sendiri. Pimpinan yang sulit menyampaikan harapan dan perhatiannya, maka akan sulit juga mendapatkan dukungan dari anggota tim. Suatu proses komunikasi dua arah yang mengharuskan pimpinan dan anggota tim berkomunikasi dengan baik.

Membiasakan tim untuk melakukan briefing merupakan budaya pada suatu unit kerja atau perusahaan atau organisasi. Dimulai dari struktur yang paling kecil sampai dengan yang paling besar. Adanya pidato yang disampaikan dalam setiap kegiatan diharapkan memberikan hal-hal penting yang menjadi perhatian sekaligus menyampaikan harapan pimpinan atas kinerja yang harus dicapai.

Seseorang yang mau menjadi pemimpin harus bisa melatih dirinya melakukan briefing atau menyampaikan pidato atau paling tidak berbicara depan beberapa orang. Sekali, dua kali dan selanjutnya berkali-kali anda melakukannya, sehingga menemukan pola briefing yang terstruktur dalam menyampaikan pesan. Suatu proses belajar yang membutuhkan latihan atau praktek, sehingga anda menemukan bahwa proses komunikasi membutuhkan response dari penerima pesan.

Nah, coba tanya diri anda, kapan anda terakhir mengikuti briefing ? Pesan apa yang anda terima ? Apakah briefing membantu anda lebih baik ?

Optimisme Pedagang Makanan

Dalam kesempatan car free day hari ini, menyempatkan ngobrol dengan rekan-rekan tim Telexindo. Melihat lebih dekat suasana yang ada di ruang terbuka sekitar jalan Thamrin. Berbagai macam kepentingan hadir disana, ada berdagang, ada yang olahraga, ada yang wisata kuliner, ada yang cuci mata, ada yang meminta sumbangan, ada juga yang melakukan survey dan berbagai kegiatan lainnya.

Berjalan sejauh kurang lebih 5 km, tak terasa karena diselingi dengan berbagai perbincangan menarik dan juga kesempatan foto bareng. Banyak cerita dan pengamatan yang dilakukan untuk memberikan makna bagi pengembangan diri dan perusahaan. Ada saja ide yang menarik dijadikan ide, bisa begini atau begitu dengan mengamati yang dilakukan orang lain.

Pernahkah anda mendengar makanan cilok, cilung atau cilor, makanan dengan bahan yang sama. Namun kita tidak akan membahas bahan makanan ini, kita hanya mencoba membahas bagaimana pedagang memiliki optimisme dalam menjual. Coba saja perhatikan, sepanjanh jalan banyak penjual makanan yang menjual berbagai macam jenis makanan.

Apakah semua makanan tersebut habis terjual ? Bagaimana jika tidak habis ? Apakah mereka akan rugi dan berhenti menjual ? Berapa keuntungan yang mereka dapatkan ? Sejumlah pertanyaan coba dijawab untuk mengungkap bagaimana pedagang merencanakan proses penjualan dan menghitung keuntungan yang mungkin mereka peroleh.

Mereka harus menghitung dengan baik supaya semua makanan yang mereka bawa terjual habis. Artinya mereka harus menghitung bahan yang harus buat dan sesuai dengan harga yang mereka akan jual. Jika terlalu kecil atau sedikit, maka pelanggan akan pindah ke gerobak lainnya. Porsi yang mereka jual cukup dengan waktu penjualan selama car free day artinya harus habis sebelum jam 10:00 atau jam 11:00.

Kelihatannya tak ada upaya khusus untuk mengajak pembeli untuk mencoba dagangan mereka. Pembeli datang dan pergi yang tak peduli apa nama gerobak yang menjual dagangan tersebut. Sepertinya sudah ada standar acuan pembuatan makanan, yang menyebabkan pembeli bisa membeli dimana saja dan yakin rasanya hampir sama.

Ada juga gerobak yang cukup terkenal dengan namanya, sehingga menarik minat pelanggan membeli lagi di gerobak tersebut. Berbagai nama penjual makanan yang cukup terkenal hadir di sepanjang trotoar jalan thamrin. Deretan penjual ketoprak dan bakso, berselang-seling di area khusus depan pagar Kementerian BUMN. Warna gerobaknya sama, yang kepikiran adalah apakah makanannya sama ? Jangan-jangan ini cuma satu pemiliknya, sambil memikirkan bagaimana kualitas dari makanan tersebut.

Yang jelas penjual makanan itu, berapapun banyaknya mereka tetap optimis bahwa ada pembeli yang membeli makanan yang dijajakan. Sebuah silap positif yang harus ditiru bahwa optimisme dalam berdagang dibutuhkan untuk membuat kita tetap kreatif dan semangat dalam berusaha.

Mereka yakin pasti ada kalanya kurang beruntung, sehingga pembeli kurang. Ada saja resiko hujan, atau gangguan keamanan yang bisa terjadi. Namun semangat mereka menghadapi tantangan kehidupan membuat mereka bisa berhitung untung rugi dan membuat mereka tetap optimis dalam berjualan. (AA)

Semangat, Jangan Menyerah Sebelum Bertanding

Semangat, Jangan Menyerah Sebelum Bertanding

Memperhatikan perilaku peserta lomba The Best Contact Center Indonesia dan mencoba memahami motivasi dibalik semua partisipasinya. Terkadang ada perbedaan harapan antara peserta dan perusahaan pengirimnya dalam ikut lomba ini. Ada peserta yang ingin belajar, ada yang ingin hadiahnya, ada yang ingin dikenal, ada yang ingin menguji kemampuan, ada yang ingin bersaing dan ada juga yang ingin punya jaringan pertemanan sesama praktisi contact center. Begitupun, ada juga yang ikut dengan sepenuh hati, sebaliknya ada yang terpaksa ikut lomba.

Semua alasan ikut lomba The Best Contact Center Indonesia tentunya akan menjadi motivasi bagi peserta dan perusahaannya untuk menyiapkan diri dengan baik. Latihan, latihan dan latihan dilakukan yang menyerap banyak energi, waktu dan perhatian. Mereka yang terbaik di perusahaannya telah dipilih dengan seleksi yang ketat, sesuai dengan kinerja mereka. Tentunya tak mudah mendorong mereka untuk menjadi peserta, ada yang kuatir, ada yang kurang berani, tak percaya diri, tak punya waktu, ada proyek yang harus diselesaikan dan sejumlah alasan.

Dengan proses pembekalan yang telah dilakukan dan uji coba ujian yang telah diikuti, peserta dengan penuh keyakinan mampu untuk menyelesaikan ujian tahap pertama dengan baik. Hasilnya sudah terlihat dalam pengumuman ujian tertulis yang telah dilaksanakan. Ada yang kecewa dengan hasilnya, ada juga yang senang dengan nilai yang dicapai. Ada juga yang menyadari kekurangannya, serta ada yang memaklumi kurangnya waktu untuk belajar karena kesibukan kerja.

Proses belajar yang mereka ingin lalui dan mengukur kemampuan dengan perusahaan lain menjadi catatan tersendiri bahwa lomba ini menuntut lebih dari peserta. Keinginan untuk membawa nama harum bagi perusahaan, tentunya harus dibarengi dengan keinginan untuk menyelesaikan lomba dengan hasil yang baik. Caranya ? Hanya dengan belajar, berlatih serta keinginan berbagi sesuatu yang bermanfaat. Kalaupun akhirnya menang, anggaplah sebagai bonus dari kerja keras dalam belajar dan berlatih.

Menyerah, tentunya dalam kamus peserta tidak ada. Kalaupun ada perusahaan yang membatalkan peserta yang rendah nilainya, dengan melihat peluang kemenangan yang tidak memungkinkan. Mungkin hanya sebagai punishment atau sanksi yang telah mengabaikan proses belajar yang diberikan, sehingga nilai test tertulisnya rendah. Bagi perusahaan yang menyadari peluang menangnya rendah, tetapi tetap memberikan peluang bagi karyawannya. Bisa jadi menganggap ini adalah suatu proses belajar yang memacu mereka untuk menyadari bahwa tak ada kata menyerah.

Semangat itu harus ditanamkan, seperti yang dicetuskan oleh Vince Lombardi, salah satu pelatih sepak bola Amerika, bahwa Winners Never Quit, Quitters Never Win. Bagaimanapun tantangan harus dihadapi, semangat untuk menang, menunjukkan keunggulan untuk berbagi pengalaman. Semangat membagi menunjukkan kinerja unggul kepada orang lain menjadi pesan bahwa mereka kreatif. Keberadaan mereka dalam lomba menunjukkan bahwa mereka mampu bersaing, mengatasi kekurangan dan menunjukkan kemauan untuk menjadi lebih baik.

Lebih lanjut menurut Vince Lombardi, kemenangan bukanlah segalanya, namun kemauan untuk menang adalah segalanya. Ia juga mengungkapkan bahwa perbedaan antara orang sukses dan tidak adalah bukan pada kurangnya kekuatan, bukan kurangnya pengetahuan, melainkan kurangnya kemauan. Berharap bahwa pesan ini menjadi catatan buat semua peserta yang akan bertanding atau yang pernah bertanding bahwa semua itu butuh proses untuk belajar dan berlatih. (AA)

Kebersamaan

Salah satu bagian penting dalam membangun tim kerja adalah adanya kebersamaan dalam melakukan suatu hal. Banyak hal dapat dilakukan bersama, baik dalam aktivitas pekerjaan maupun kegiatan sosial atau kebersamaan lainnya. Makan siang bersama, hang out bersama atau nonton bareng, olah raga, bahkan diskusi dan curhat bareng.

Dalam rutinitas pekerjaan, setiap orang ingin diperlakukan sebagai manusia dengan segala kebutuhannya, termasuk kebutuhan untuk bersosialisasi. Ketika kita berangkat kerja bukan hanya untuk menyelesaikan pekerjaan, namun berinteraksi dengan manusia lainnya. Merasakan bahwa ada kebutuhan bertemu dengan orang lain, walaupun terkadang berdebat dalam diskusi, marah atas kelakuan tim atau gembira atas pencapaian kinerja.

Memanusiakan diri bahwa kita bekerja bukan hanya karena ingin mendapatkan penghasilan atas pekerjaan yang kita lakukan. Namun pada hakekatnya kita bekerja untuk memanfaatkan potensi diri, sehingga kita bermanfaat bagi orang lain. Kalaupun akhirnya kita dibayar, maka besar atau kecilnya adalah cara orang lain menghargai apa yang kita kerjakan. Jika belum mendapatkan yang sesuai, bisa jadi cara kita memanfaatkan potensi kita yang kurang.

Kehadiran kita di kantor memberikan makna bahwa ada yang harus dikerjakan bersama. Jika tidak, mungkin kita cukup bekerja dari rumah dan bisa menyelesaikan lebih banyak hal. Menghabiskan waktu berada di jalanan dan akhirnya pulang dengan kelelahan, saya kira bukanlah tujuan dari kita bekerja. Menikmati kebersamaan dengan rekan kerja atau sahabat merupakan kebahagiaan yang membuat kita tetap punya energi untuk datang ke kantor.

Saat ini tersedia banyak fasilitas yang memungkinkan kita bekerja secara jarak jauh. Aplikasi berbagi dokumen, sampai dengan conference call dapat dilakukan untuk tetap bersama tim. Namun saya rasa hal tersebut hanya mengatasi sebagian dari kerjasama dan koordinasi yang harus dilakukan. Tetap saja, ada bagian tertentu yang mengharuskan kita rapat dengan tim dan mendiskusikan berbagai hal penting.

Pada hakekatnya kita tetap membutuhkan bertemu, seperti sepasang kekasih yang bisa video call semalam, akan tetapi belum puas jika belum bertemu. Walaupun mereka tahu bahwa bertemu sejenak akan melepaskan kerinduan dan setelahnya bisa jadi akan berdebat lagi dengan sejumlah masalahnya. Menikmati masalah sebagai bagian dari tantangan yang harus dihadapi dalam interaksi antar manusia.

Kebersamaan dengan rekan kerja harus dibangun bersama sebagai bagian dari menerima satu sama lain dalam komunitas kantor. Sempatkan untuk makan siang bersama, sempatkan untuk diskusi santai bersama, sempatkan have fun bersama, jalan-jalan bersama, melakukan kegiatan sosial bersama bahkan melakukan proyek bersama.

Jika belum pernah melakukannya, maka mulailah saat ini juga. Ikutlah kegiatan proyek pengembangan, berpartisipasilah pada sharing session, atau makan barenglah bahkan sesekali traktirlah teman anda. Hidup ini berarti karena ada orang lain yang membutuhkan kita. Semangat. (AA)