Keterampilan Berbicara Agent Contact Center

Berbicara artinya mengeluarkan bunyi yang mempunyai arti dan terangkai dalam kata-kata yang bermakna dan dapat dimengerti. Dengan berbicara, tercipta komunikasi yang dapat menjalin saling pengertian. Komunikasi contact center butuh keterampilan berbicara. Komunikasi seperti apakah yang mampu mendukung upaya pelayanan dalam meningkatkan jumlah pelanggan dan pendapatan perusahaan?

Sederhananya, komunikasi yang diharapkan pelanggan adalah yang membuatnya nyaman, mudah dimengerti dan memberikan manfaat. Upayakan agar dalam setiap pembicaraan memungkinkan terjalinnya hubungan yang akrab, sehingga tidak sekedar menyampaikan berbagai informasi.

Jika pelayanan diberikan kepada pengguna produk dan jasa perusahaan, maka diharapkan kesetiaannya bisa meningkat. Sedangkan jika yang dilayani masih memakai produk atau jasa kompetitior, dapat beralih menjadi pelanggan. Oleh karenanya, pembicaraan harus dapat menciptakan suasana keakraban, dengan tetap memperhatikan kondisi formal perusahaan dalam kerangka kualitas pelayanan.

Ada tiga hal penting yang patut diperhatikan dalam kemampuan berbicara yaitu :

  1. Kecepatan dan Kejelasan Berbicara.

Dalam komunikasi suara sangat penting untuk memperhatikan kecepatan dan kejelasan dalam berbicara. Kecepatan berbicara akan berpengaruh pada kemampuan lawan bicara untuk menangkap makna-makna penting dalam pembicaraan. Bila berbicara terlalu cepat, pelanggan tidak mengerti apa yang telah disampaikan. Selain itu, pengucapan kata demi kata bisa menjadi tidak sempurna, sehingga suara terdengar seperti berbelit dan menumpuk-numpuk.

Sebaliknya bila terlalu lambat dalam mengucapkan kata-kata, maka kata yang disampaikan akan terdengar jelas namun akan membuat lawan bicara merasa bosan. Bukannya dianggap berkomunikasi dengan baik, sebaliknya agent dianggap bertele-tele dan lambat dalam berpikir.

Yang ideal adalah tidak terlalu cepat, dan tidak terlalu lambat. Dengan kecepatan sedang, kata-kata akan terdengar dengan jelas, sehingga agent terdengar tanggap, cerdas, dan menyenangkan. Ciri dari kecepatan yang ideal dalam berbicara terlihat dari jeda antar kata, antar kalimat. Pengucapan ini juga “mengizinkan” agent bernapas secara normal dan teratur.

2. Intonasi Berbicara.

Percaya diri lawan bicara dapat dinilai dari intonasi dalam berbicara. Begitu juga profesionalitas, semangat, dan kemauan dalam berinteraksi dapat dikenali dari intonasi yang digunakan. Jika cara berbicara nadanya terlalu lemah, maka terdengar tidak percara diri, dan tentunya lawan bicara akan sulit untuk menangkap bunyi kata yang diucapkan.

Sebaliknya intonasi yang terlalu keras terdengar seperti sedang emosi dan memancing perdebatan. Nada bicara harus bisa berirama, sehingga terdengar bervariasi dan menarik untuk didengar. Intonasi yang datar akan terdengar monoton, akibatnya pembicaraan akan menjadi tidak menarik dan sulit dipahami.

Kombinasi nada tinggi dan nada rendah dapat digunakan untuk memberikan ketegasan dalam pembiaraan. Jika sesuatu itu penting, dapat diakhiri dengan intonasi yang lebih tinggi. Biasanya lawan bicara lebih mudah menangkap pesan yang disampaikan dalam kata-kata terakhir. Untuk itu perlu memberikan penekanan pada bagian akhir dari kalimat yang diucapkan dengan nada yang lebih tinggi.

3. Bahasa yang Dimengerti.

Dalam berkomunikasi tentunya perlu disadari bahwa bahasa yang digunakan haruslah mempunyai kesamaan pengertian, sehingga tidak timbul kesalahpahaman.

Agent harus mampu menerapkan standar kosakata yang mudah dimengerti lawan bicara. Bahkan ada kalanya dalam pelayanan contact center yang menggunakan dua bahasa, agent harus menguasai kalimat-kalimat sederhana dalam bahasa yang dilayani. Untuk itu penting menggunakan istilah-istilah yang mudah dimengerti oleh pelanggan.

Penggunaan kata-kata yang rumit dapat dihindari dengan menemukan padanan kata yang sesuai, tanpa mengurangi arti dari kata yang dimaksud. Penggunaan kata-kata yang lazim didengar oleh pelanggan juga penting diperhatikan. Agent dapat berlatih untuk menggunakan kata-kata dalam kalimat yang lebih sederhana, sehingga mudah dipahami oleh lawan bicara.

Memperbanyak kosakata dengan latihan berbicara baik dalam format presentasi, diskusi, simulasi, begitu juga dalam setiap pelayanan. Berkomunikasi akan bisa dijalankan dengan baik, bila agent memiliki perbendaharaan kata yang cukup.

Source : Anugrah, Andi. 2015. First Step to Contact Center Services. Jakarta: PT. Telexindo Bizmart.

Identifikasi Target dan Segmen Pelanggan Call Center

Dalam upaya meningkatkan pelayanan secara berkesinambungan, call center harus bisa mengidentifikasi target maupun segmen pelanggannya. Pembagian segmen pelanggan penting dilakukan, karena dengan cara tersebut, perusahaan akan dapat membedakan segmen pelanggan berdasarkan profitabilitas yang diberikan. Setiap pelanggan memiliki segmen yang berbeda-beda, sehingga permintaan akan produk maupun layanan juga berbeda-beda.

Ada kelompok yang permintaan produknya tinggi, sehingga memberikan kontribusi profit yang besar bagi perusahaan dan ada pula yang permintaan produknya terbatas, yang berarti hanya menyumbang profit kecil. Dengan demikian, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih spesifik kepada masing-masing kelompok pelanggannya, berdasarkan kontribusi profit yang telah diberikan.

Bisa terjadi bahwa call center yang disediakan justru lebih banyak digunakan oleh kelompok dengan profitabilitas kecil, padahal biaya penyediaan fasilitas dan pelayanan ekstra mahal karena menggunakan teknologi tinggi dan agent yang profesional. Hal itu tentu saja menimbulkan ketidakseimbangan antara biaya pelayanan yang diberikan dengan kontribusi yang diperoleh oleh perusahaan. Karenanya, tidak salah bila perusahaan memilah-milah segmen pelanggan, agar lebih mudah dalam menentukan bentuk pelayanan yang dapat diberikan kepada masing-masing segmen.

Pemasaran yang efektif mengharuskan pemasar untuk :
  1. Mengidentifikasi dan menentukan profil berbagai kelompok pembeli yang mempunyai kebutuhan dan preferensi berbeda (segmentasi pasar atau pelanggan).
  2. Memilih salah satu atau lebih segmen pelanggan untuk dimasuki (penentuan sasaran/ target pelanggan).
  3. Untuk setiap segmen sasaran, menentukan dan mengomunikasikan berbagai manfaat penawaran pasar perusahaan (positioning pasar).
Ada empat tipe dasar dari peluang pasar : Penetrasi Pasar, Pengembangan Pasar, Pengembangan Produk, dan Diversifikasi.
  • Penetrasi pasar adalah upaya untuk meningkatkan penjualan produk saat ini di pasar saat ini. Beberapa strategi untuk menembus pasar meliputi: pemasaran yang lebih agresif, layanan meningkat untuk meningkatkan tingkat pembaharuan, atau menarik pelanggan pesaing langsung.
  • Pengembangan pasar adalah upaya untuk meningkatkan penjualan dengan menjual produk-produk terkini ke pasar baru. Perusahaan dapat beriklan untuk mencapai target pelanggan baru dalam suatu wilayah geografis, atau melihat ke pasar internasional untuk ekspansi.
  • Pengembangan produk adalah upaya menawarkan produk baru atau yang ditingkatkan untuk menyajikan pasar. Dengan bekerja sama dengan pelanggan perusahaan, mungkin dapat menemukan cara-cara baru dan inovatif untuk lebih memenuhi target pasar.
  • Diversifikasi berarti membuka jalur bisnis yang benar-benar baru, dengan produk-produk baru di pasar baru. Banyak organisasi diversifikasi bauran produk mereka untuk mengurangi resiko yang terkait dengan variabel ekonomi seperti resesi.
Segmentasi adalah kegiatan membagi-bagi pasar yang bersifat heterogen ke dalam satuan-satuan pasar yang bersifat homogen atau proses membagi pasar ke dalam segmen-segmen pelanggan potensial dengan kesamaan karakteristik yang menunjukkan adanya kesamaan perilaku pembeli. Apapun jenis skema segmentasi yang kita gunakan, kuncinya adalah menyesuaikan program pemasaran untuk mengenali perbedaan pelanggan. Variabel utama segmentasi adalah : Segmentasi Geografis (negara, negara bagian, wilayah, kabupaten, kota, atau lingkungan sekitar), Segmentasi Demografis (usia, ukuran keluarga, siklus hidup keluarga, jenis kelamin, penghasilan, pekerjaan, pendidikan, agama, ras, generasi, kebangsaan, dan kelas sosial), Segmentasi Psikografis (kepribadian, gaya hidup, atau nilai), dan Segmentasi Tingkah Laku (pengetahuan, sikap, penggunaan, atau respons terhadap sebuah produk).
Penentuan target pasar dapat ditempun dengan langkah-langkah proses segmentasi. Langkah-langkah tersebut meliputi :
  • Segmentasi berdasarkan kebutuhan : mengelompokkan pelanggan ke dalam beberapa segmen berdasarkan kebutuhan dan manfaat yang sama yang diinginkan pelanggan dalam
    menyelesaikan masalah konsumsi tertentu.
  • Identifikasi segmen : untuk setiap segmen berbasis kebutuhan, tentukan kelompok demografis, gaya hidup, dan perilaku penggunaan mana yang membuat segmen itu berbeda
    dan dapat diidentifikasi (ditindaklanjuti).
  • Daya tarik segmen : menggunakan kriteria daya tarik segmen yang sudah ditentukan sebelumnya (seperti pertumbuhan pasar, intensitas persaingan, dan akses pasar), menentukan
    keseluruhan daya tarik terhadap segmen.
  • Profitabilitas segmen : menentukan profitabilitas segmen.
  • Positioning segmen : untuk setiap segmen, siptakan “Proposisi Nilai” dan strategi positioning harga-produk berdasarkan kebutuhan dan karakteristik unik pelanggan segmen
    tersebut.
  • Acid Test” segmen : menciptakan “Jalan Cerita Segmen” untuk menguji daya tarik setiap strategi positioning segmen.
  • Strategi bauran pemasaran : memperluas strategi positioning segmen untuk mencakup semua aspek bauran pemasaran yaitu produk, harga, promosi, dan tempat.

Credits :

Anugrah, Andi. 2009. Sukses Mengelola Call Center: Manajemen Kinerja. Jakarta: Telexindo Bizmedia.

http://documents.tips/documents/mengidentifikasi-segmen-dan-target-pasar-5626534067055.html