Tips Menangani Keluhan Pelanggan

Telexindo

Tips menangani keluhan pelanggan

Berdasarkan quiz yang dilaksanakan ICCA melalui forum instagram, berikut beberapa tips menarik dalam menangani keluhan pelanggan.

Nifar Ipank  nifarock

Mengungkapkan 3 cara dalam menangani keluhan pelanggan :

1. Menyampaikan permintaan “maaf” atas kendala yang dirasakan pelanggan,

2. Menyampaikan rasa “empati” terhadap keluhan pelanggan, menyampaikan apa yang kita rasakan jika ada di posisi pelanggan,

3. Memberikan “Doa” terhadap keluhan pelanggan agar segera tersolusikan.

Syafrial syafrialmars

3 cara dalam menangani keluhan pelanggan :

  1. Memahami dengan baik keluhan pelanggan terkait produk bisnis perusahaan, yang dituangkan dlm bentuk laporan.
  2. Mengucapkan magic word “mohon maaf atas ketidaknyamannya”.
  3. Memberikan solusi/jaminan kepelanggan, jika laporanya akan disampaikan dan akan ditindak lanjuti oleh petugas.

Hanif Ardiawan hanif_ardiawan

Berbagi 3 cara dalam menangani keluhan pelanggan :

  1. Melakukan klarifikasi keluhan, pastikan kita menggali dengan baik apa yang dikeluhkan pelanggan, apa yang dibutuhkan pelanggan, sehingga kita tau action selanjutnya yang akan dilakukan.
  2. Menunjukan keinginan membantu, pelanggan menghubungi kita krn mereka yakin kita bisa membantu, maka tunjukan dengan perhatian yang personal, serta solusi yang cepat, tepat, dan akurat.
  3. Meminta maaf atas ketidaknyamanan, kita ketahui pelanggan memang tidak akan merasa nyaman jika mengalami kendala, maka minta maaf lah. Terdengar sepele, tp ucapan permintaan maaf, jika disampaikan dengan tulus, maka akan sangat spesial bagi pelanggan, karena pelanggan merasa dihargai.

agil.muhammad1 dari JNE

  1. Mengkerucutkan kebutuhan pelangan
  2. Membuat laporan mengenai kebutuhan pelanggan dan pastikan customer yakin bahwa keluhannya akan di tangani dan di proses
  3. Bersikap empati dengan meminta maaf untuk ketidaknyamanan yang di alami customer.

Septian Dwi Cahyo septian_dc59

1. Menyimak dan memahami permasalahan pelangan. agar pelaporan tidak keliru dan tersampaikan dengan baik

2. Empati terhadap permasalahan pelanggan. dengan empati pelanggan merasa lebih tenang dan merasa lebih dihargai

3. Memberikan informasi, solusi atau jaminan bahwa permasalahannya akan segera ditindaklanjuti

bajrymendunia

Bismillah, menurut saya 3 cara dalam menangani keluhan pelanggan, berdasarkan pengalaman saya saat melayani customer dengan situasinya saat customer complain secara langsung datang ke kantor kami yaitu :
1.  Saat customer menghampiri, berdirilah dan lakukan jabat tangan secara professional
2.  Saat memberikan layanan, lakukan kontak mata yang ramah
3.  Senyum dan mengangguk sesekali akan memberikan kesan yang menyenangkan.
Saya ingat dengan panduan sebagai CS kita kenal istilah GREAT (Greet, Respond, Empathy, Alternative Solution, Thank You).

Randy Rafsanjani randyrjani

3 Cara untuk menangani keluhan pelanggan

1.Terima Keluhan dengan Baik

Biarkan pelanggan tahu bahwa Anda memerhatikan apa yang mereka sampaikan. Akuilah jika Anda memang melakukan kesalahan. Jangan lupa untuk segera meminta maaf atas ketidaknyamanan yang telah disebabkan oleh kesalahan tersebut.
2. Segera Tangani Komplain dengan Cepat
Setelah Anda paham inti keluhan yang dihadapi pelanggan dan meminta maaf karenanya, kini Anda bisa menawarkan solusi yang tepat untuk mengatasinya. Jelaskan solusinya kepada pelanggan dan konfirmasikan apakah solusi tersebut dapat menyelesaikan masalah mereka.
3. Berikan Solusi Terbaik
Menangani keluhan pelanggan belumlah selesai sampai Anda benar-benar menerapkan solusi yang telah tawarkan. Penerapan solusi harus menjadi pengalaman yang efisien bagi pelanggan.

sofyanalmahabbah

1. Menanggapi keluhan pelanggan dengan probing yang baik dan mempersilahkan pelanggan menyampaikannya sampai selesai.

2. Permohonan maaf kepada pelanggan dan menanggapi keluhan dengan rasa penuh empati dan meyakinkan kepada pelanggan bahwa keluhannya akan segera di bantu.

3. Memberikan informasi yang akurat, memberikan solusi untuk keluhannya dan membuatkan laporan/ticket.

#csjnebki

kntiz

1. Dengarkan masalah pelanggan dengan respon yang baik dan Jangan menantang keluhan mereka apa yang disampaikannya.

2. Meminta maaf atas atas ketidaknyamanannya apa yang terjadi

3. Memberikan solusi terbaik sehingga keluhan dapat terselesaikan dengan cepat dan baik.

-CCPLN123-

Arif Wahyu siswantoarif

1. Menunjukkan sikap untuk siap melayani dengan baik, ditunjukkan melalui suara dan empati.

2. Memberi solusi awal kepada pelanggan yang memiliki keinginan untuk menyelesaikan permasalahan secara mandiri. Dan membuatkan pelaporan bagi pelanggan awam. (Memahami kebutuhan pelanggan).

3. Memberikan proses pelayanan yang cepat, tepat akurat hingga pelanggan merasa benar-benar terlayani dengan baik.

Marta Dewi Rakhmanita martadewirakhmanita

  1. Mendengarkan keluhan pelanggan dg fokus
  2. Menjawab pertanyaan pelanggan secara to the point dg smiling voice dan penuh empathy
  3. Memberi solusi sesuai keluhan pelanggan secara maksimal

OKVIRINDA STELLA H okvirinda_stella

3 Hal yang saya lakukan untuk menangani keluhan pelanggan, tidak hanya menangani keluhan namun mampu memberikan cust Experince kepada pelanggan :

(1) yang pertama adalah dengan IDENTIFIKASI dengan identifkasi saya fokus menyimak dan memahami setiap keluhan pelanggan serta tidak lupa mencatat setiap detail permintaan dan keluhan pelanggan sehingga dari data identifkasi tersebut saya bisa melakukan

(2) ANALISA, analisa saya lakukan tidak hanya melihat dari data yang diberikan pelanggan namun saya sesuai kan dengan bisnis proses perusahaan sebagai pedoman pada setiap produk dan case pelangan supaya arahan dan solusi yang saya berikan kepada pelanggan tepat,cepat dan tuntas

(3) MEMINTA MAAF ATAS KETIDAKNYAMAN dan MEMBERIKAN APRESIASI dan setelah melakukan proses solving case, saya melakukan permohonan maaf dengan tulus kepada pelanggan , karena saya adalah representatif perusahaan, sehingga dengan permintaan maaf saya menunjukan bahwa perusahaan memiliki rasa empati yang besar kepada pelanggan untuk memnyelesaikan dan mensolusikan kendalanya.

Yang terakhir tentunya memerikan apresiasi pada saat menutup call pelanggan dengan kalimat “Terima kasih bapak/ibu sudah menjadi pelanggan setia kami, semoga sehat selalu dan selamat beraktivitas” atau dengan kalimat “Mohon maaf bapa/ibu atas ketidak nyamananya dengan senang hati kami bantu dan kami prioritaskan kendalanya”. sehingga tidak hanya tuntas namun saya bisa memberikan service impressive kepada pelanggan.

Lynda Aprilia lyndaaprilia

3 Cara dalam menangani pelanggan :

1. EMPATI : Memohon maaf atas kendala yang dialami pelanggan, mendengarkan keluhan pelanggan secara detail.

2 ESKALASI TEPAT : Memberikan solusi dengan membuatkan pelaporan secara benar dan tepat agar Kendala pelanggan segera tersolusikan, sehingga pelanggan tidak hard komplain blow up ke medsos atau ke ranah hukum.

3. DOA : Mendoakan pelanggan diakhir percakapan meskipun pelanggan Hard komplain untuk meredam emosi ( Terima kasih Telah menghubungi Telkom semoga sehat selalu Bapak-Ibu).

Shoni Farid Maulana shonimaulana

3 cara saya dalam menangani keluhan pelanggan :
1. Insan di contact center dinilai paling paham lebih dari siapapun mengenai produk yang digunakan, sehingga ketika pelanggan mengalami kendala jelas akan meminta rekomendasi perbaikan. Adalah sifat manusia jika menginginkan sesuatu harus cepat, tepat dan akurat, sehingga cara yang saya lakukan dengan MENYIMAK setiap detial informasi yang diberikan pelanggan, dengan cara fokus agar tidak terjadi pengulangan informasi.

2. Langkah selanjutnya setelah mendapatkan informasi dari pelanggan, IDENTIFIKASI dengan melempar pertanyaan yang belum disampaikan pelanggan agar ditemukan root cause permasalahan pelanggan. Jika proses identifikasinya tepat maka tidak perlu bersusah ria menganalisa, dalam proses identifikasi ini saya sampaikan dengan penuh empati dan tegas tujuannya agar pelanggan tergerak hatinya dan merasakan betapa saya ingin membantu menyelesaikan permasalahan pelanggan.
3. Jika permasalahan pelanggan tidak bisa diselesaikan saat itu juga, maka saya laporkan dengan detail informasi yang sudah saya dapatkan agar mempermudah backend dalam perbaikan. Yang terakhir saya berikan BOOM CLOSING dengan meminta maaf dengan tulus atas kendala yang dialami serta mendoakan pelanggan agar selalu diberi kesehatan dengan begitu pelanggan akan merasakan sensasi yang nyata adanya bantuan perbaikan.

Jadi 3 hal yang saya lakukan untuk menangani keluhan pelanggan 1. Menyimak, 2. Identifikasi, 3. Boom closing
Terima kasih semoga menginspirasi.

Mardianto mardianto_0107

Cara mengatasi keluhan pelanggan :

1. Memberikan kesempatan kepada pelanggan utk mengeluarkan segala keluhan dan kekecewaannya dengan produk kita, krn bs meredakan emosi pelanggan jika hard komplain.

2. Mencatat dan menganalisa semua sumber permasalahan dan mencari solusi tercepat, dan tepat.

3. Memantau sejauh mna laporan yang kita buat untuk memastikan tiket keluhan terselesaikan dengan cepat, dan selalu menghubungi pelanggan jika update terkait perbaikan keluhannya.

Allan Putra allanputra2

3 cara saya mengatasi keluhan pelanggan :

1. Dengarkan keluhan pelanggan dengan sepenuh hati, walaupun, nomor satukan apa yang disampaikan pelanggan, tanpa menghiraukan jika pelanggan membentak bentak karena cara penyampaian setiap orang berbeda beda, tetap focus ke keluhannya.

2. Mengucapkan mohon maaf dan terimakasih dengan rasa ikhlas dan sepenuh hati.

3. Memberikan pilihan solusi yang terbaik dan beri kesempatan pelanggan untuk memilih supaya pelanggan puas dan kita. Customer experience. Terimakasih

Lucky lucky_excellent118

3 cara saya mengatasi keluhan pelanggan :
1. dengarkan, dengarkan keluhan pelanggan dengan menyimak setiap detil pernyataan yang mampu di eskalasi maupun di solusikan saat itu juga tanpa menyela pembicaraan.

2. Rasakan, dengan merasakan apa yang menjadi keluhan pelanggan, kita akan lebih hati hati dalam mengklarifikasi yang dikemas dengan 4 kalimat magic, mohon maaf, terimakasih, apresiasi serta doakan, hal ini akan terbentuk pola etika dalam berkomunikasi, ada empathy, sehingga perbincangan ada ruh’nya. Hasilnya adalah pelanggan dapat di retensi. Dan yang ke

3. adalah solusikan, setelah mendengarkan keluhan dan dapat di retensi, langkah terakhir kita dapat mengekskalasi atau memberi solusi saat ith juga, sesuai dengan case pelanggan.

Jadi, 3 cara yang saya kalukan untuk mengatasi keluhan pelanggan adalah 1. Dengarkan, 2. Rasakan, 3. Solusikan, 3 hal ini juga selalu menjadi campaign untuk menuju 147 Telkom Indonesia Kelas Dunia.

Alen Mendini alenmendini

Kepuasan pelanggan merupakan faktor penting dan tolak ukur perusahaan untuk berkembang menjadi lebih besar, sehingga penanganan terhadap pelanggan penting untuk diperhatikan. Untuk itu apabila ada keluhan dari pelanggan, 3 hal yang perlu dilakukan :

Pertama yang harus dilakukan adalah memberikan perhatian maksmial, mendengarkan segala keluhan dan bersikap ramah & bersahabat.

Kedua menganalisa, memahami, menggali informasi permasalahan dan keluhan pelanggan dengan cepat dan cermat sehingga dapat memberikan solusi yang cepat dan akurat sesuai dengan regulasi perusahaan.

Ketiga memastikan permasalahan pelanggan dapat selesai dalam 1x transaksi. Sehingga apabila pelanggan datang/menghubugi kembali bukan tetang permasalahan yang sama (first rate resolution) kemudian menawarkan bantuan lain dan berterima kasih tetap menjadi pelanggan setia dan berkomitmen akan selalu meningkatkan mutu layanan dan menjaga kepuasan pelanggan.

itsharishari

Cara saya menangani keluhan pelanggan :

1. Menyimak & menyampaikan permohonan maaf atas keluhan yang dialami,

2. Mencatat & menggali permasalahan dengan ramah,

3. memberikan solusi yang cepat & tepat atas keluhan tersebut.

diariztyan31

3 cara saya dalam menangani keluhan pelanggan.

1. DENGARKAN sebagai insan contact center kita dituntut untuk mendengar karna kita adalah jembatan antara pelanggan dan perusahaan dengan mendengarkan kita bisa mengetahui dan menganalisa keluhan pelanggan.

2. RASAKAN setelah kita mendengarkan dan menganalisa keluhan pelanggan kita merasakan bagaimana posisi sebagai pelanggan yang membutuhkan jasa kita serta berempati terhadap case pelanggan sehingga mampu meredam emosi dan memberikan kenyaman kepada pelanggan itu sendiri.

3.SOLUSIKAN setelah kita mampu mendengarkan keluhan pelanggan dan merasakan posisi pelanggan kita memberikan solusi terbaik untuk pelanggan dengan memberikan apreasi atau mendoakan pelanggan perihal case yang sedang dialami.

Aulia Yaro auliayaro

Dengan memberikan service quality terbaik kepada pelanggan, yaitu.. 1. Empathy, dengan memposisikan diri sebagai pelanggan yang memiliki permasalahan yang sama dan segera ingin disolusikan.

2. Responsiveness, selalu sigap dan siap membantu pelanggan dalam memberikan tindak lanjut permasalahan.

3. Assurance, meyakinkan pelanggan bahwa segera dibantu penyelesaian permasalahannya dengan kompetensi dan pengetahuan yang dimiliki

harshop_collection

Cara saya dalam menangani keluhan pelanggan :

Pertama saya harus tahu dan paham apa yang diinginkan pelanggan terhadap perusahaan dengan cara mendengarkan keluh kesah pelanggan serta menyimak dengan seksama hingga dapat di simpulkan apa yang diinginkan pelanggan.

Kedua setelah tahu dan paham apa yang diinginkan pelanggan saya harus dapat memberikan solusi terbaik sesuai ketentuan perusahaan sehingga pelanggan merasa dapat terbantu dari solusi yang saya.

Ketiga solusi yang terbaik akan dapat di terima oleh pelanggan dengan cara penyampaian yang terbaik juga seperti melayani pelanggan dengan ramah, penuh empati tidak memotong pembicaraan pelanggan, sopan dan santun serta penuh kesabaran karena pelanggan sebenarnya ingin penjelasan yang tepat dan ada solusi dari penjelasan tersebut.

Maycel Sibagariang maycelsibagariang81

Cara saya dalam menangani keluhan pelanggan adalah: 1.Listening; mendengarkan dan menyimak setiap keluhan yang pelanggan sampaikan. 2.Submit an Apology; menyampaikan permohonan maaf atas ketidakpuasan yang pelanggan rasakan dengan memposisikan diri kita sebagai pelanggan untuk memberikan rasa empati kepada pelanggan. 3. Giving Solutions; memberikan solusi terbaik yang tepat dan cepat kepada pelanggan, agar pelanggan dapat menikmati produk dengan lebih nyaman dan loyal. Serta pelanggan merasa puas dan dapat menikmati produk sesuai dengan apa yang pelanggan bayar. Dengan demikian pelanggan akan percaya kembali dengan perusahaan. #Telkomindonesia Salam 3S Solid Speed Smart

arifin_91

Cara menangani keluhan pelanggan:
1. Ngurokke: Mendangarkan dengan baik agar bisa mensolusikan permasalahan pelanggan.
2. Ngertikke: Empati lebih dengan pelanggan agar merasa mengerti mensolusikan kendalanya.
3. Ngeklirke masalahe: membatu masalahnya. Dengan cara seperti panduan tbb (tidak bisa brosing) dengan cara pemanduan setting dns, unplug kabel dan lain-lain.
Begitulah caraku gaes dengan pelayanan yang keren untuk mensolusikan dan pelanggan puas!! Apalagi jika dapat apreasi dari pelanggan, tambah kerennn.

Soleh Risky Ramadhan soleh_risky_ramadhan

3 cara menangani keluhan pelanggan:

1.LISTENER. Sebagai agent call center kita di tuntut untuk menjadi pendengar yang baik atas keluhan pelanggan. Mengapa? keluhan muncul karena ungkapan ketidakpuasan pelanggan terhadap produk/jasa yang kita miliki. Dg cara tidak memotong pembicaraan pelanggan, tunjukkanlah rasa empati dalam menerima komplain dari pelanggan dan jgn lupa menggunakan magic word “mohon maaf”.

2. GIVING THE BEST SOLUTION. Setelah mendengarkan komplain dari pelanggan berikanlah solusi/jaminan kepada pelanggan sesuai case pelanggan bahwa permasalahan nya akan segera ditindak lanjuti.

3. ACTION. Setelah menjadi pendengar yang baik, memberi solusi yang terbaik kemudian yang terakhir tunjukkan lah ACTION dg cara merespons keluhan pelanggan dg cepat agar permasalahan pelanggan cepat diatasi dan pelanggan tidak menunggu terlalu lama atas keluhan tersebut.

#CCPLN123

fatopedia

3 cara Saya dalam menangani keluhan pelanggan adalah

1. Mendamaikan – Langkah awal yang Saya lakukan adalah memberikan energi positif melalui sopan santun menyimak apa yang pelanggan sampaikan, serta respon dengan empati dan haturkan maaf atas kendala yang pelanggan alami.

2. Meyakinkan – Adalah suatu loyalitas, dimana pelanggan setia menggunakan layanan Kami dan percaya terhadap pelayanan Contact Center Kami. Tak hanya sekedar apresiasi untuk pelanggan, Saya meyakinkan bahwa kendala ini akan langsung ditangani dan menjadi prioritas Kami tiap senyum dari Keluarga Indihome di Seluruh Indonesia.

3. Mensolusikan – Tentunya yang paling dinanti oleh pelanggan adalah Solusi. Yang Saya lakukan dalam menghadirkan solusi untuk pelanggan tak hanya sekedar follow up laporan, namun memberikan Optional Wayout sehingga pelanggan mendapatkan view baru bahkan antusias untuk memperbarui layanan yang digunakan dengan cara Upgrade. Ini adalah bahasan yang menarik dan menggelitik, Terimakasih sudah mengijinkan Saya untuk berbagi. ~CC147~