Pentingnya Pelayanan Pelanggan

Pelayanan Pelanggan Andi Anugrah

Pentingnya Pelayanan Pelanggan

 

Berdasarkan salah satu survey, customer service telah menjadi pilihan atau faktor utama bagi pelanggan dalam memilih produk yang dibeli atau digunakan. Ini berarti bahwa pandangan tradisional mengenai keunggulan harga, lokasi dan produk sudah bukan menjadi faktor utama yang menjadi perhatian pelanggan. Untuk itu manajemen perusahaan atau organisasi harus memperhatikan hal ini sebagai daya saing dan melakukan perbaikan berkelanjutan.

Dalam era teknologi, pelayanan pelanggan menjadi perhatian utama, kenapa demikian ? Kita semua tentunya pernah mengalami pelayanan atau perlakuan yang buruk. Apa yang kita lakukan ? kemungkinan besar kita akan menceritakan pengalaman buruk, dibandingkan menceritakan pengalaman baik. Dalam survey menunjukkan bahwa lebih dari dua kali lipat pelanggan yang akan menceritakan pengalaman buruk dibandingkan yang menceritakan pengalaman baik.

Dalam survey juga menunjukkan bahwa 57% pelanggan yang kecewa, ketika menghubungi contact center dan customer service, tidak mendapatkan pelayanan yang diharapkan. Begitu juga 56% pelanggan yang kecewa karena pelayanan yang diberikan terlalu lama. Sementara itu 42% pelanggan mengatakan bahwa harus dilayani oleh lebih dari 1 orang customer service sebelum masalahnya dapat terselesaikan.

Data lainnya mengungkapkan 34% pelanggan merasakan bahwa mereka harus menghubungi nomor yang berbeda serta pelayanan yang diberikan kurang personal. Parahnya 24% pelanggan merasa bahwa mereka lebih tahu mengenai produknya dibandingkan agent contact center atau customer service yang melayani. Sisanya ada 16% pelanggan yang menyatakan bahwa  website atau pelayanan online tidak memberikan informasi yang akurat.

Lebih lanjut menurut survey tersebut, dampak terhadap kekecewaan pelanggan atas pelayanan pelanggan  adalah 89% pelanggan menyatakan berhenti menggunakan produk atau jasa perusahaan tersebut. Pada dasarnya tidak ada pelanggan yang mau berbisnis dengan perusahaan yang memberikan pelayanan yang buruk.

Dengan keterbukaan informasi dan koneksi antar pelanggan melalui jarigan sosial media, maka keluhan pelanggan  meningkatnya. Survey di UK menunjukkan bahwa sekitar 38 juta pelanggan mengungkapkan keluhannya dalam 1 tahun artinya setiap detik ada lebih dari 1 keluhan yang diungkapkan.

Untuk itu perlu memperhatikan peningkatan penggunaan sosial media. Pelanggan saling mempengaruhi dalam jaringan sosial media, seperti yang terjadi pada aplikasi twitter, facebook, instagram dan youtube serta aplikasi sosial media lainnya. 20% pelanggan cenderung mengungkapkan kekesalannya melalui media online.

Memberikan pelayanan pelanggan yang baik akan memberikan manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Pada dasarnya siapapun tidak mau bekerja pada perusahaan yang semakin buruk pelayanannya. Dituntut adanya sikap yang proaktif untuk mengatasi permasalahan pelanggan. Tidak cukup hanya sebagai pemadam kebakaran atas setiap permasalahan yang terjadi.

Pelayanan pelanggan yang baik akan berdampak pada pelanggan yang loyal dan lebih dari 60% pelanggan mengungkapkan bersedia untuk membeli lebih banyak atau lebih sering dengan perusahaan yang menyediakan pelayanan pelanggan yang lebih baik. Begitu juga pelanggan yang loyal cenderung untuk menolak untuk mengganti produk alias sangat sulit berganti produk, bahkan 78% pelanggan yang loyal mengungkapkan ingin berbagi mengenai pelayanan yang diterima.

Dengan pelayanan pelanggan yang baik, dampaknya tidak hanya dirasakan oleh pelanggan. Sebaliknya akan berdampak juga kepada karyawan. Setiap karyawan juga merasa bangga atas pelayanan yang diberikan perusahaan. Hal ini yang akan berdampak pada kepuasan kerja karyawan dan menularkan semangat untuk memberikan pelayanan yang lebih baik.

 

 

Nah, bagaimana mewujudkan semua itu. Apakah yang dibutuhkan sistem, teknologi, atau prosedur ? Yang perlu dilakukan adalah pertama, menyediakan customer service atau agent yang bersahabat dalam melayani. Kedua, kemudahan mendapatkan informasi atau bantuan pada saat dibutuhkan. Ketiga, memberikan pelayanan khusus yang lebih pribadi atau mengenal pelanggan dan keempat memberikan pelayanan yang konsisten dan membangun reputasi. (Sumber : Youtube)

Kenapa Call Sedikit

Bagi sebagian contact center yang mengalami jumlah call yang sedikit, seringkali mempertanyakan kenapa sedikit pelanggan yang menggunakan contact centernya. Padahal sudah menyediakan agent dalam jumlah yang banyak dan sebanding dengan jumlah pelanggan. Apakah salah dalam menghitung jumlah agent yang disediakan ? Atau salah dalam memperkirakan jumlah call yang seharusnya diterima ? Atau ada faktor lain ?

Sejumlah pertanyaan tentunya menarik untuk dikaji. Dilain pihak, ada pendapat, semakin sedikit call atau keluhan pelanggan artinya pelayanan berjalan dengan baik atau produk kualitasnya baik. Apakah benar demikian ? Apakah justru sebaliknya, karena bisa jadi pelanggan justru banyak yang kecewa dan langsung menggunakan produk lain. Bisa juga mereka terlalu dipersulit menghubungi contact center.

Permintaan atau keluhan pelangan bisa jadi adalah bentuk dari upaya pelanggan untuk lebih diperhatikan. Adanya masukan pelanggan bisa menjadi informasi berharga dalam melakukan perbaikan produk, prosedur pelayanan atau kualitas dan biaya. Dengan demikian jumlah call yang besar merupakan potensi yang harus dikelola sebagai masukkan.

Coba anda perhatikan, berapa besar sebenarnya biaya yang harus dikeluarkan pelanggan untuk menghubungi contact center anda ? Apakah berat bagi pelanggan untuk mengeluarkan uang sebesar itu ? Jika terasa berat, kenapa tidak menyediakan jalur pelayanan yang lebih murah bagi pelanggan ? Pilihannya bisa jadi bukan toll-free, karena cenderung digunakan untuk junk-call.

Begitu juga, coba diperhatikan apakah selama ini pelayanan cukup cepat dalam persepsi pelanggan. Jangan-jangan lamanya proses pelayanan yang membuat pelanggan frustasi, sehingga tidak punya keinginan untuk menghubungi contact center lagi. Jika pelanggan merasa masalah tidak ditangani dengan baik, maka pelanggan akan mencari alternatif pelayanan. Bisa jadi mereka menemukan dari penyedia produk atau jasa lainnya.

Walaupun nomor contact center telah dipromosikan di banyak tempat, diiklankan terus menerus, kenapa belum banyak yang menelepon ? Bisa jadi penempatan nomor contact center tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Nomor tersebut hadir pada saat mereka justru tidak membutuhkan pelayanan contact center. Untuk itu manajemen contact center harus memperhatikan, kapan dan siapa yang menghubungi contact center ? Sehingga bisa menerapkan metode promosi nomor contact center dengan tepat.

Begitu juga manajemen contact center harus terus menerus berupaya menemukan pelayanan yang sebenarnya dibutuhkan pelanggan. Utamanya dalam keadaan yang mendesak, sehingga mereka tidak ingin menunggu lebih lama untuk menyelesaikannya. Artinya contact center juga harus mempunyai mekanisme yang baik dalam memberikan keunggulan penyelesaian yang cepat dan lebih baik. (AA)

Keuntungan Blended Call Center untuk BPO

Ada beberapa BPO yang hanya mengkhususkan diri dalam menangani panggilan masuk dari pelanggan (inbound) atau hanya membuat panggilan keluar untuk klien mereka (outbound), namun ada beberapa BPO yang memilih untuk melakukan keduanya.

Blended call center atau call center campuran beroperasi untuk inbound dan outbound call center sekaligus. Agent mereka dilatih untuk menerima telepon masuk dan melakukan panggilan keluar, tergantung pada kebutuhan klien mereka. Blended call center menghadirkan yang terbaik dari dari segi inbound dan outbound, untuk agent, pelanggan dan perusahaan BPO itu sendiri.

Ada sejumlah manfaat yang diberikan oleh blended call center. Pertama adalah agent call center campuran diberi lebih banyak kesempatan untuk belajar karena eksposur yang lebih besar terhadap klien dan skenario panggilan yang berbeda. Penyusunan atau pengaturan ini berkontribusi pada pengetahuan dan pengalaman agent yang lebih besar tentang pelanggan, yang dapat mendorong peningkatan bisnis klien dan pemberian layanan BPO mereka. Ini juga membuka jalan bagi agent untuk memiliki interaksi yang lebih mendalam dengan pelanggan yang lebih beragam dan menantang mereka untuk menguasai penanganan panggilan masuk dan keluar.

Agent call center campuran juga mengalami produktivitas dan kerja tim yang lebih banyak dan waktu menganggur (idle time) yang lebih sedikit. Dalam alur panggilan masuk saat waktu puncak (peak time), agent call center campuran bekerja sama untuk memastikan banyaknya panggilan masuk dapat segera ditangani. Kerja tim yang sama dapat dilihat saat klien membutuhkan lebih banyak telemarketer untuk membuat panggilan keluar (outbound). Perubahan konstan dalam peran ini meningkatkan tingkat produktivitas agent call center campuran dan mencegah agent menganggur saat low-peak.

agent call center campuran lebih terlibat (engaged) sehingga menurunkan tingkat turnover karyawan. Efek positif dari perubahan peran agent adalah mereka menjadi lebih bersemangat dengan pekerjaan mereka. Lingkungan yang menggairahkan ini dapat menyebabkan karyawan lebih bahagia yang mungkin cenderung mengurangi karyawan berhenti bekerja karena kelelahan atau kebosanan melakukan tugas yang sama berulang-ulang.

Call center campuran beroperasi dengan lebih banyak fleksibilitas dan efisiensi. Dengan bantuan alat seperti ACD, call center campuran dapat sepenuhnya memanfaatkan semua stafnya dengan mudah. BPO akan berjalan lebih efisien dengan mendaftarkan agent secara otomatis untuk memenuhi permintaan mendesak baik untuk panggilan masuk maupun keluar. Alih-alih memiliki sejumlah agent inbound atau outbound terbatas, layanan call center campuran memberi fleksibilitas lebih besar pada BPO.

Terakhir, call center campuran dapat meningkatkan nilai kepuasan pelanggan. Dengan meminta agent melakukan layanan yang dibutuhkan untuk klien Anda pada waktu tertentu, Anda secara drastis dapat mengurangi waktu hold dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan lebih cepat yang sangat penting bagi kesuksesan BPO Anda.

Kelima manfaat ini membuat layanan call center campuran menjadi pilihan yang menarik dan praktis bagi perusahaan BPO di manapun.

Sumber: Chua, Fred. 2017. How BPO Companies Benefit from Blended Call Center Services.

Mengukur Emosi

Emosi, bagaimana perasaan orang, adalah kunci untuk menentukan bagaimana kita berperilaku dan merespons rangsangan. Banyak perusahaan masih belum aware terhadap hal ini. Perusahaan harus menyadari bahwa mengukur dan memahami perilaku konsumen atau manusia, mulai dari pengalaman pelanggan, keterlibatan karyawan, pengalaman pengguna dan merek terhadap pesan, pengujian produk dan paket, dapat dilakukan dengan menangkap dimensi emosional.

Tantangannya adalah bahwa mengukur emosi tidaklah mudah. Emosi kita tidak segera bisa diakses oleh diri kita sendiri. Sementara orang mungkin bisa melakukan introspeksi, mengeksplorasi dan akhirnya mengidentifikasi emosinya, namun hal ini tidak mudah, membutuhkan banyak waktu, dan bukan pendekatan praktis untuk pengumpulan data yang dibatasi waktu. Berikut ada beberapa pendekatan dan cara untuk mengukur emosi yang dapat digunakan menurut situasi dan kondisi suatu perusahaan.

Pendekatan Tradisional

“Dalam skala dari sekian tolong beri nilai bagaimana pengalaman anda terhadap iklan atau brand ini”. Pendekatan survei tradisional adalah dengan cara langsung meminta responden menilai berdasarkan perasaan mereka pada beberapa jenis skala. Ini bisa berupa skala numerik atau kategoris atau skala menggunakan simbol atau emotikon.

Pendekatan ini mudah diterapkan, konvensional, murah dan praktis. Ini sejajar dengan bagaimana kita meminta pelanggan dan karyawan untuk menilai perusahaan pada atribut lainnya. Hasilnya bisa segera diintegrasikan dan diproses dengan penilaian kinerja yang rasional.

Kita tidak secara sadar mengetahui perasaan kita, maka pendekatan ini jauh dari sempurna. Namun ini tentu lebih baik daripada mengabaikan emosi atau perasaan sama sekali.

Pengukuran Neuro dan Fisiologis

Kita tahu bahwa perasaan menimbulkan reaksi fisik. Mengapa tidak secara langsung mengukur tanggapan neurologis dan fisiologis yang dapat memberi tahu kita bagaimana perasaan orang? Kita bisa mengukur bagaimana mata mereka bergerak atau bagaimana detak jantung, pernapasan, keringat atau gelombang otak mereka berubah sebagai respons terhadap rangsangan.

Jika Anda bisa menyewa ilmuwan saraf beserta teknologinya, pendekatan ini sangat bagus untuk tes skala kecil tentang bagaimana orang bereaksi terhadap rangsangan mulai dari gagasan, konsep, simbol, citra dan warna hingga pesan, pengalaman (digital dan fisik) iklan, kemasan dan produk. Bagaimana perasaan seseorang saat mereka menggunakan situs web Anda? Duduk di mobil? Mencoba pakaian? Menonton atau mendengarkan iklan Anda? Ada banyak aplikasi dimana pengukuran fisiologis yang dekat dan pribadi bisa sangat informatif.

Pendekatan ini, bagaimanapun, cenderung agak rumit dan tidak mudah terukur, serta memerlukan beberapa keahlian dan peralatan khusus.

Pengukuran Asosiatif

Jika Anda menginginkan sampel yang representatif atau memerlukan data dengan skala, pengukuran asosiatif mungkin merupakan pilihan yang lebih baik daripada fisiologis. Implicit Association Tests (IATs) dapat mengukur perasaan mendalam responden daripada pertanyaan survei tradisional dan lebih sesuai dengan pengukuran bawah sadar. Berdasarkan psikologi sosial mengenai bias, IAT umumnya bergantung pada kecepatan seseorang menjawab pertanyaan tentang hubungan antara dua topik untuk mengukur kekuatan keterikatan seseorang.

Analisis Emosi atau Empati

Teks tidak terstruktur adalah tambang emas untuk mengeksplorasi perasaan. Kita dapat mengambil komentar mereka dan menganalisis komentar mereka untuk menentukan perasaan mendasar mereka. Apakah orang tersebut mengekspresikan frustrasi atau mungkin amarah? Apakah mereka terkejut atau mungkin senang? Sebagai sesama manusia, kita bisa melakukan ini secara manual, sama seperti coding open-end.

Menjelajahi emosi yang memotivasi perilaku pelanggan atau karyawan adalah hal yang harus dilakukan. Tapi bagaimana caranya? Tentu saja, tidak ada satu ukuran cocok untuk semua jawaban. Itu tergantung, dan menggunakan banyak alat untuk menangkap emosi dari sudut yang berbeda selalu disarankan. Apakah Anda mencari lebih banyak aplikasi kualitatif atau kuantitatif? Apakah Anda memerlukan sampel yang representatif dalam skala atau populasi yang kecil cukup? Apakah Anda memiliki survei yang dapat Anda gunakan? Atau apakah Anda ingin menganalisis data yang ada? Apakah Anda memerlukan hasil real-time? Dan, tentu saja, apa yang ingin Anda capai?

Sumber: Lax, Howard. 2017. Measuring Emotions for CX and EE (and anything else).