Peranan Strategis Contact Center

andi anugrah contact center

Peranan strategis contact center telah lama disalahpahami, diganggu oleh stereotipe, stigma, dan kesalahpahaman. Contact center dipandang hanya ada untuk memberikan informasi, menangani keluhan pelanggan dan mencatat permintaan atau transaksi pelanggan. Bahkan contact center dituntut untuk bisa melaporkan kualitas pelayanan, melaporkan jumlah pelayanan dan memberikan informasi mengenai kepuasan pelanggan.

Untuk apa semua pelayanan dan laporan ? Apakah hanya supaya terlihat unggul dengan kehadiran Contact center yang hadir setiap saat dengan operasional 24 jam 7 hari dalam seminggu. Atau lebih dari itu, kita menggunakan contact center sebagai gerbang informasi dan komunikasi pelanggan serta menggunakan informasi yang dihimpung contact center untuk berbagai kepentingan strategis perusahaan.

Contact center masa depan diposisikan secara unik untuk mendorong pertumbuhan di seluruh bisnis melalui peningkatan kualitas produk atau jasa, pengembangan relationship dan retensi pelanggan, dan retensi karyawan. Contact center mencatat ribuan bahkan jutaan permintaan atau transaksi per bulan. Kegiatan contact center bisa menghasilkan berbagai informasi mengenai perilaku pelanggan, resiko pelanggan atau bisnis. Semua itu bisa menjadi kesempatan yang baik untuk mengembangkan produk baru atau menawarkan nilai tambah bagi pelanggan.

Contact center strategis masa depan tidak hanya berfokus pada orang, proses, dan peningkatan teknologi, tetapi juga pengembangan produk, pengembangan bisnis, antisipasi resiko pelanggan dan resiko bisnis. Ditengah perkembangan teknologi mobile, sosial media, internet of things, cloud, virtual assistant, artificial intelligent, big data dan berbagai pengembangan teknologi lainnya. Pada hakekatnya mengembangkan model untuk berinteraksi dengan pelanggan, mencoba memahami apa yang diinginkan pelanggan, kemudian memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk bertransaksi lebih banyak, menggunakan produk lebih banyak atau lebih sering.

Memikirkan contact center perlu melakukan pengukuran kualitas pelayanan, hanya untuk menunjukkan bahwa pelayanan agent sudah baik, tentunya tidak cukup. Informasi kebutuhan pelanggan dan perilaku pelanggan perlu mendapatkan perhatian sebagai peluang untuk menangkap potensi pengembangan bisnis. Keluhan demi keluhan pelanggan menjadi masukkan berharga, yang menunjukkan harapan pelanggan untuk melakukan perbaikan. Untuk itu kualitas pelayanan contact center tidak hanya ditunjukkan oleh angka Quality Monitoring Score yang mencapai 80-100, akan tetapi analisis mengenai rekaman yang berdampak bagi peluang atau resiko bisnis atau pelanggan.

Begitu juga tidak cukup contact center hanya punya Service Level ataupun response rate pada angka 90% atau bahkan 100%, hal itu hanya menunjukkan kita mampu mengangkat setiap telepon masuk. Atau bisa juga menunjukkan bahwa email atau sosial media pelanggan mendapatkan response yang cepat. Dibalik itu, kemampuan karyawan dalam memberikan solusi serta menjadikan solusi sebagai bagian dari pengembangan bisnis perusahaan. Jikapun itu lembaga atau badan pelayanan publik, bisa difokuskan untuk melahirkan kemudahan bagi publik atau masyarakat serta menyusun kebijakan atau peraturan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Dengan pandangan untuk membangun contact center yang lebih murah dan semakin murah. Bisa jadi pandangan ini lahir akibat beban atau hasil yang diberikan oleh contact center yang tidak maksimal. Seberapa murah sebenarnya contact center yang kita harapkan ? Apakah biaya pelayanan diturunkan menjadi Rp7000 per call atau contact atau bahkan lebih murah lagi ? Upaya ini dilakukan dengan otomatisasi dan melupakan kebutuhan pelanggan untuk berinteraksi. Bisa juga dengan melakukan rekruitmen tenaga kerja yang lebih murah, tanpa mempertimbangkan kompetensi mereka dalam melayani dan memberikan solusi.

Perlu dicatat bahwa hal ini tidak berarti bahwa semua contact center yang menjalankan operasional dengan murah akan mempunyai kecenderungan menjalankan operasional dalam kondisi yang kurang baik. Bisa terjadi bahwa itu adalah bagian dari upaya lembaga, badan atau perusahaan dalam menjalankan operasionalnya dengan efisien. Tentunya yang harus diperhatikan, apakah upaya tersebut sejalan dengan upaya untuk tetap menjadikan contact center efektif dalam memberikan peranan yang tepat.

Pemberdayaan potensi contact center perlu menjadi pertimbangan untuk dilirik sebagai bagian dari strategi. Laporan kualitas pelayanan perlu dilihat detailnya rekomendasinya, begitu juga laporan analisis kepuasan pelanggan perlu ditindaklanjuti. Laporan pelayanan contact center dengan berbagai kasus yang ditangani serta lengkap dengan analisis perilaku pelanggan terhadap produk. Dengan demikian, semua itu menjadi bagian dari aspek strategis yang perlu menjadi perhatian dalam menetapkan standar pelayanan, mengembangkan kemampuan sumber daya organisasi serta pengembangan komunikasi dengan pelanggan.

Jikapun sudah ada unit kerja khusus yang menangani pengembangan bisnis atau pengembangan strategi organisasi, contact center seharusnya bisa berkontribusi memberikan laporan atau analisis mengenai interaksi pelanggan. Bukankah contact center adalah unit kerja yang paling banyak berinteraksi dengan pelanggan ?

Semangat meningkatkan peranan strategis contact center. Yang jelas jangan biarkan pekerjaan contact center berada dalam tumpukan data dan laporan. Mari jadikan contact center punya peranan. (AA)

Chat Bots Pengganti IVR

Telexindo

Kehadiran teknologi digital yang berkembang pesat memberikan pengaruh pada pelayanan contact center. Hal ini sangat erat hubungannya dengan media komunikasi yang digunakan di contact center. Meningkatnya interaksi telepon, disusul dengan SMS, email, web chat, mobile chat, sampai dengan penggunaan mobile apps dan sosial media serta video.

Kecenderungan perubahan pola komunikasi, sejalan dengan meningkatnya interaksi menggunakan chat, utamanya dengan kehadiran aplikasi mobile chat seperti whatsapp, telegram, line, facebook messager, we chat dan lain sebagainya. Begitu juga pelayanan di website meningkat dengan menghadirkan web chat, yang memungkinkan pembaca suatu website mendapatkan bantuan atau berkomunikasi dengan penyedia website.

Kehadiran chat berkembang dengan kemampuan melakukan chat secara otomatis. Dengan bantuan mesin yang bisa mengevaluasi kata atau kalimat yang disampaikan memungkinkan mesin membalas chat yang dibutuhkan pelanggan. Perkembangan ini didukung oleh kemampuan artificial intelligent, sehingga chat dapat dilakukan oleh robot dengan sekumpulan kamus yang mereka miliki.

Kemampuan chat bots yang semakin meningkat menyebabkan kekuatiran mesin ini akan menggantikan pelayanan agent pada contact center. Kemampuannya memberikan jawaban dalam berbagai variasi pertanyaan sangat membantu pelanggan untuk mendapatkan pelayanan yang cepat.

Walaupun dalam penerapannya masih banyak celah kekurangan, utamanya kemampuan dalam menjawab pertanyaan aneh dari pelanggan. Belum semua pertanyaan dapat dijawab oleh chat bots, sehingga perusahaan cenderung menyediakan menu pada layanan chat bots. Menu pelayanan ini sangat mirip dengan pelayanan yang diberikan oleh mesin IVR. Hanya saja, bukan dalam perintah suara, akan tetapi dalam perintah tulisan.

Jika memperhatikan pola penggunaan chat bots tersebut, maka dapat ditemukan bahwa pada dasarnya yang digantikan bukan agent, akan tetapi menggantikan mesin IVR. Kenapa demikian ? IVR merupakana pelayanan swalayan di contact center yang seringkali diabaikan pelanggan. Bisa karena prosesnya yang rumit atau informasi yang disampaikan terbatas.

Dengan menggunakan chat bots, jika pelanggan kesulitan mendapatkan jawaban dari chat bots, maka pelanggan dapat langsung dihubungkan dengan agent contact center. Pola ini sangat mirip dengan pola pelayanan yang disediakan melalui mesin IVR.

Yang perlu diperhatikan dalam pola ini bahwa kemampuan agent dalam memberikan pelayanan harus lebih advance dibandingkan chat bots. Mengalihkan call dari pelayanan chat bots artinya pelanggan sudah membutuhkan solusi yang terarah. Jangan sampai pelanggan mendapatkan pelayanan yang lebih rumit. Artinya manajemen dan agent perlu menyiapkan diri atas perubahan teknologi ini. Sudah siapkah kita ? (AA)

Big Data, Block Chain, dan Virtual Currency

Big Data, Block Chain, dan Virtual Currency

Pembahasan cukup menarik mengenai Big Data, Block Chain dan Virtual Currency dalam Seminar Contact Center Bank Indonesia bersama beberapa pembicara dari Bank Indonesia, Telkom Indonesia, Komisi Informasi dan Ebdesk Indonesia. Acara yang dihadiri oleh kalangan contact center Indonesia, cukup menarik minat peserta untuk menyimak sampai akhir.

Sesi pembahasan pertama adalah mengenai virtual currency yang dibawakan oleh Yosamartha, Asisten Direktur Departemen Kebijakan dan Pengawasan Sistem Pembayaran Bank Indonesia. Beliau memaparkan secara detail bagaimana perkembangan penggunaan virtual currency dan hubungannya dengan teknologi block chain.

Yosa juga menggambarkan contoh penggunaan virtual currency yang merupakan mata uang yang tidak disertai dengan underlined asset yang jelas. Bahkan ia mencontohkan, jika anda mempunyai uang bitcoin (salah satu virtual currency), maka anda tidak bisa menukarkan dengan uang tunai. Namun jika anda mau membeli bitcoin, maka banyak yang menyediakan. Untuk itu diharapkan masyarakat berhati-hati dalam menyikapinya.

Dengan sejumlah resiko dan fluktuasi nilai yang tidak bisa diprediksi, apalagi nilainya bisa melonjak lebih dari 300 persen, maka menurut Yosa ini dapat dikategorisasikan sebagai investasi bodong. Dengan demikian pemilik virtual currency tidak dapat dijamin nilainya, semua itu merupakan resiko pribadi. Menginagt virtual currency tidak ada negara yang menjaminnya.

Bitcoin menggunakan teknologi yang namanya blockchain yang saling menghubungkan berbagai perangkat yang saling terhubung, yang memungkinkan untuk mencatat transaksinyang dilakukan secara tersebar. Jika melakukan transaksi blockchain, maka proses pencatatan yang dilakukan di suatu payment gateway, secara otomatis akan membutuhkan verifikasi dari device lain yang menyatakan terjadinya transaksi. Semua itu akan tersebar dalam semua jaringan yang ada.

Memang Yosamartha mengatakan bahwa konsep blockchain tidak mudah untuk membahasnya. Namun ia menekankan bahwa penerapannya bisa dalam berbagai hal. Yang diproteksi oleh Bank Indonesia saat ini adalah proses penggunaan untuk transaksi pembayaran. Dengan demikian semua Bank di Indonesia dilarang untuk menggunakannya sebagai alat pembayaran yang sah.

Tak kalah menariknya pada sesi diskusi panel yang membahas mengenai bigdata. Pada dasarnya ada 3 pembicara, namun hanya 2 yang membahas mengenai bigdata. Rudwan Prasetyarto dari Ebdesk mencoba memaparkan bagaimana wujud bigdata. Ridwan mencoba menampilkan apa yang dilakukan oleh ratusan server dalam mengidentifikasi dan mengelola hubungan suatu informasi.

Hal yang sama disampaikan oleh Komang Budi Aryasa, Deputy EGM Divisi Digital Service Telkom Indonesia. Komang menegaskan prinsip dasar bigdata, bukan pada banyaknya data, namun pada strukturnya. Data yang tertabulasi dalam jumlah yang banyak bisa dikatakan small data, karena mudah dilaporkan.

Bagi Komang, bigdata artinya data itu tidak terstruktur dan tersebar dalam berbagai format, dan dibutuhkan upaya untuk melakukan interkoneksi antara data, sehingga menjadi informasi yang akurat. Bisa saja data itu berupa gambar atau foto, video, tulisan, bisa berupa status facebook, twitter, email, chat, dan berbagai media lainnya.

Pada intinya, informasi dan teknologi berkembang dengan pesatnya, dan kita harus mencari value dari informasi tersebut sehingga dirasakan manfaatnya. Demikian pemaparan dari Komang, sekaligus menjadi kesimpulan penting dari pengelolaan big data. (AA)

Tren Teknologi Web dan Mobile Tahun 2018

Keberadaan teknologi mengubah gaya hidup saat ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Ada dua jenis teknologi yang berkembang pesat dan memberikan kemudahan dan keuntungan yang lebih besar, yaitu teknologi mobile dan web. Teknologi web sangat dibutuhkan dan perlu terus dikembangkan untuk dapat mencapai pelanggan potensial bagi para pelaku bisnis. Sedangkan untuk teknologi mobile saat ini menjadi andalan sejalan dengan hadirnya smartphone. Smartphone menjadi wadah bagi mobile apps yang sangat memudahkan pengguna untuk melakukan aktivitas dan transaksi mobile apapun seperti memesan makanan, tiket, aktivitas banking, dan berbelanja online.

Artificial Intelligence (AI)

AI adalah salah satu teknologi yang perkembangannya hingga saat ini sangat memudahkan aktivitas. Misalnya OK Google, yang memudahkan pengguna untuk mencari hal-hal tertentu melalui smartphone-nya dengan berbekal suara. AI merupakan software yang mengumpulkan data, menganalisisnya, dan meresponnya secara cerdas seperti otak manusia. Namun berbeda dengan otak manusia, AI tidak akan kehilangan memory jangka pendek, kelebihan informasi, mengalami gangguan, dan lainnya.

Machine learning merupakan saluran penting bagi AI. Ini telah diimplementasikan dalam pengembangan web saat ini untuk mencatat kebiasaan pelanggan dan meningkatkan pengalaman pengguna yang membantu mempertahankan pelanggan. Mengintegrasikan AI ke chatbots pada teknologi web dan seluler yang ada sekarang adalah sesuatu yang umum saat ini.

Berbicara tentang pengembangan aplikasi mobile, algoritma pembelajaran mesin telah secara efektif memperbaiki data pengguna dan fungsinya untuk memanfaatkan manfaat AI. Banyak aplikasi berorientasi kesehatan, aplikasi game dan aplikasi perencana perjalanan sangat bergantung pada AI. Tren ini akan berlanjut hingga 2018 untuk menghadirkan prospek baru dalam teknologi mobile dan web.

Virtual Reality

Game yang populer pada tahun 2016 lalu, Pokemon Go, merupakan salah satu contoh game yang menggunakan virtual reality (VR). Teknologi ini telah menjadi tren di tahun 2017 dan akan benar-benar akan membentuk pengembangan web dan aplikasi di tahun 2018 juga.

VR sendiri merupakan simulasi komputer yang menghasilkan suasana yang sepenuhnya immersive, yaitu menghasilkan suasana 3D di sekeliling pengguna. Stimulasi sensorik yang digunakan di dalamnya seperti bau, rasa, sentuhan, pandangan dan pendengaran.

VR memungkinkan banyak pengembang web untuk mengeksplorasi ketrampilan dan upaya mereka untuk meningkatkan kemampuan aplikasi web. Browser web tradisional menyediakan antarmuka VR untuk memudahkan pengguna mereka dengan fungsionalitas VR. Tren ini sangat bermanfaat bagi aplikasi dan pengembangan web.

Blockchain

Blockchain adalah teknologi terdesentralisasi yang digunakan untuk mengelola database yang mencatat transaksi digital. Blockchain digunakan untuk mentransfer barang digital apapun dengan cara yang aman dan nyaman.

Dunia digital berbeda dari dunia nyata, segala sesuatu lebih difasilitasi, modern dan fleksibel di satu sisi namun cenderung lebih berbahaya di sisi lain. Anda mungkin pernah mendengar tentang istilah populer ‘bitcoin‘ yang merupakan cryptocurrency (sebuah mata uang digital dimana teknik enkripsi digunakan untuk mengatur pembangkitan satuan mata uang dan memverifikasi transfer dana, beroperasi secara independen dari bank sentral). Lambat laun ini menjadi pasar investasi terbesar. Orang berinvestasi di dalamnya mirip dengan pasar saham dan reksadana untuk meningkatkan nilai uang mereka dan mendapatkan imbal hasil yang lebih tinggi.

Perusahaan menuntut untuk menerima bitcoin sebagai biaya layanan yang mereka berikan. Teknologi yang mendasari transaksi bitcoin adalah blockchain karena mata uang itu sendiri memiliki sifat terdesentralisasi.

Mekanisme dasar blockchain adalah menciptakan catatan informasi dan mengelola legitimasinya. Hal ini dapat diperbarui. Tidak ada sumber tunggal yang mengendalikan informasi. Entri bisa dilakukan oleh banyak orang sesuai dengan pengetahuan mereka.

Blockchain dibangun oleh tiga teknologi inti yaitu internet, enkripsi kunci pribadi, dan protokol yang mengatur insentivisasi. Teknologi ini memang masih baru bagi sebagian besar sektor dan masih akan terus berkembang. Tahun 2018 diprediksikan akan menjadi tahun yang lebih cerah bagi pengembangan blockchain.

Sistem CRM

Komputasi cloud telah memberi bentuk baru pada sistem bisnis modern dengan menyediakan database, keamanan, server, penyimpanan, perangkat lunak, analisis jaringan dan banyak lagi. Sistem CRM (Customer Relationship Management) sekarang telah berbasis cloud. Perusahaan menganggap CRM lebih serius untuk memperbaiki lingkungan kerja mereka. Karyawan lebih produktif dan memberikan hasil terbaik dengan alat yang difasilitasi.

Jika Anda menjalankan sebuah perusahaan pengembang, Anda mungkin menggunakan CRM, karena mengirim email, mengedit dokumen dan mengelola operasional tim adalah beberapa tugas prioritas harian Anda. Untuk mengelola tugas ini, Anda pasti mengandalkan CRM. Data pelanggan adalah hal yang penting dan Anda dapat melihat setiap interaksi pelanggan Anda dengan bantuan CRM. Alat CRM yang berbeda digunakan untuk fokus pada mengotomatisasi proses bisnis, menjaga hubungan dengan pelanggan dan menganalisis data.

Dari perusahaan startups ke perusahaan global, non-profit ke instansi pemerintah, hampir setiap sektor merangkul teknologi ini. Bagi perusahaan pengembang, ini menyediakan lingkungan yang transparan di mana anggota tim dapat melihat pekerjaan satu sama lain, saling berkonsultasi untuk tujuan yang baik, dan berbagi sumber daya.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem CRM:

  • Mengurangi biaya untuk membeli perangkat keras dan perangkat lunak dan pengaturannya
  • Mempercepat kinerja dengan menghemat jam kerja manual
  • Mengurus tugas yang membosankan dan terlupakan
  • Membuat tindakan otomatis dan memberikan keandalan

Sumber: Singh, Hemendra. 2017. Top Trends for Web and Mobile Technology in 2018.