Pada saat kita hadir pada suatu rapat atau pertemuan, kita diminta untuk membuat ringkasan mengenai hasil pertemuan tersebut. Ringkasan berisi poin-poin penting yang dibicarakan, hal penting yang harus ditindaklanjuti atau yang menjadi perhatian bagi peserta pertemuan atau atasan yang menugaskan.
Kebiasaan menuliskan ringkasan pertemuan menjadi wajib bagi setiap karyawan Telexindo. Sejak mereka masuk kerja sudah dibiasakan untuk menuliskan hal-hal penting dalam setiap pertemuan dengan pelanggan. Kebiasaan ini menular sampai saat ini, karyawan baru akan mendapatkan tugas menulis hal-hal yang mereka pelajari selama periode awal bekerja.
Menjadi penting melatih kemampuan untuk menulis ringkasan pembicaraan rapat dan tentunya mengerti hal-hal yang dibicarakan. Keterampilan menulis perlu dilatih, tanpa berharap bahwa ada sekretaris yang akan menulis risalah rapat. Apalagi jika kita mendapatkan mandat untuk menghadiri suatu pertemuan yang mewakili perusahaan atau atasan.
Pada beberapa pertemuan yang sering saya hadiri, beberapa peserta rapat sibuk dengan aktivitasnya masing-masing. Bahkan ada yang menggunakan komputer, yang digunakan untuk membalas email atau Whatsapp atau bahkan melakukan transaksi perbankan. Terkadang mereka ikut dalam diskusi dan kembali sibuk dengan aktivitasnya. Seakan mereka sedang mencatat hal-hal yang didiskusikan.
Namun sebaliknya ada juga yang rajin mencatat hal-hal penting pada aplikasi komputernya atau tablet atau handphonenya. Yang suka gaya tradisional menggunakan buku catatan. Ada yang setiap rapat menggunakan buku baru, atau cuma membawa beberapa lembar kertas. Kita bisa mengetahui kedisiplinan mereka dalam mencatat hal-hal penting dan merasa yakin bahwa ia akan menindaklanjuti hal tersebut.
Kebiasaan mencatat risalah rapat dimulai sejak kita di bangku pendidikan, baik pendidikan dasar, menengah, bahkan pendidikan tinggi. Rekan-rekan yang suka menulis dengan rapi, yang biasanya wanita, mempunyai catatan kuliah dan biasanya di fotokopi oleh rekan lainnya. Apakah hal itu masih terjadi di era digital saat ini? Apakah mereka justru rajin berbagi dengan menggunakan aplikasi dalam berbagai format.
Saya tidak ingin membandingkan nilai antara pelajar atau mahasiswa yang rajin menulis. Hanya sebagai pandangan bahwa yang rajin menulis lebih disiplin dan teratur merencanakan sesuatu. Pada bagian tertentu dalam bekerja kita menemukan bahwa orang seperti ini bisa diandalkan dalam menjalankan operasional. Yang malas menuliskan sesuatu, harus punya keahlian tertentu dalam merayu untuk mendapatkan catatannya. Anda pastinya tahu, bagian apa yang sesuai dengan yang semacam ini.
Semangat pagi, salam sehat selalu. (AA)