Menyusun laporan harian, mingguan, bulanan atau tahunan merupakan bagian tersendiri dari suatu pekerjaan. Ketika kita merasa bahwa ada sesuatu yang harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan sebagai bagian dari pelaksanaan tugas, maka kita menjalankan amanah dengan baik. Jika kita menganggap laporan sebagai upaya melihat pencapaian yang telah kita lakukan, maka kita tidak perlu terbebani. Dengan menyusun laporan, maka akan bermanfaat bagi diri untuk menilai diri dan melakukan perbaikan.

Menyusun laporan merupakan salah satu upaya untuk menunjukkan hasil suatu pekerjaan. Ada yang mendapatkan hasil yang meningkat dan ada pula yang sebaliknya. Ada yang mencapai target, ada juga yang belum tercapai. Jika tercapai, maka bisa menentukan langkah peningkatan selanjutnya ? Jika tidak tercapai, maka dapat menetapkan upaya perbaikan yang harus dilakukan ? Dengan laporan kita bisa menyusun langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

Pada saat kuliah dulu, hampir setiap haru mengerjakan laporan. Ternyata pengalaman tersebut melatih diri untuk terbiasa menyusun laporan. Mempertanggungjawabkan latihan yang kita lakukan. Sekarang pun setiap kali menyelesaikan suatu pekerjaan, baik itu training, penyediaan tenaga kerja atau konsultan, diupayakan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan. Coba bayangkan seseorang yang tidak pernah membuat laporan, maka ia akan kesulitan menyusun sesuatu untuk dilaporkan.

Membuat laporan memang harus dibiasakan, semakin terbiasa dan dimudahkan. Kalau dianggap sebagai beban, itu artinya kita belum mendapatkan manfaat dari proses penyusunan laporan. Ada kalanya untuk membuat laporan konsultan, saya harus mengolah berbagai data yang aneh, atau mengamati berbagai data. Namun saya tetap menikmati proses tersebut untuk menghasilkan sesuatu yang bermakna. Terkadang data yang tersedia kurang, sehingga salah dalam membuat kesimpulan. Semua itu dijadikan bahan belajar dan terus belajar.

Ada kalanya kita merasa membuat laporan yang sia-sia. Tidak ada yang membacanya atau tidak ada tanggapan dari laporan yang kita buat. Namun hal itu sebaiknya tidak menjadi alasan kita untuk berhenti. Mungkin perlu beberapa perbaikan, sehingga mudah dipahami pembacanya. Ada kalanya penerima laporan hanya tidak mengerti isi dari laporan atau mereka tidak bisa mendapatkan kesimpulan. Dari waktu ke waktu berbagai upaya dipelajari dalam membuat laporan yang baik. Bisa dengan perbaikan tata letak, grafik, warna, bentuk huruf, format dan sebagainya.

Jika kita sering menerima laporan mingguan karyawan atau tim, kita perlu upaya tersendiri untuk menyatukan laporan tersebut. Itulah kenapa manajemen suka melakukan pertemuan untuk mempresentasikan laporan, supaya manajemen paham isi laporan yang dimaksud. Nah, supaya mudah, penting bagi yang membuat laporan menggunakan istilah yang mudah dipahami bagi pembacanya. Jika sulit membuatnya, yuk kita latihan bersama.

Anyway, selamat menikmati senin pagi. Pastikan sudah membuat laporan, jika belum sempat, maka segerakan dan jadikan kebiasaan. Bagi yang menerima laporan, jangan biarkan hanya menumpuk di mailbox anda, gunakan kesempatan untuk mengevaluasinya. Jika tidak sempat, artinya anda perlu mendelegasikan tugas. Semangat ! Salam sehat dan bahagia. (AA)