Celoteh Pagi: Kebiasaan Rapat

Pada saat kita hadir pada suatu rapat atau pertemuan, kita diminta untuk membuat ringkasan mengenai hasil pertemuan tersebut. Ringkasan berisi poin-poin penting yang dibicarakan, hal penting yang harus ditindaklanjuti atau yang menjadi perhatian bagi peserta pertemuan atau atasan yang menugaskan.

Kebiasaan menuliskan ringkasan pertemuan menjadi wajib bagi setiap karyawan Telexindo. Sejak mereka masuk kerja sudah dibiasakan untuk menuliskan hal-hal penting dalam setiap pertemuan dengan pelanggan. Kebiasaan ini menular sampai saat ini, karyawan baru akan mendapatkan tugas menulis hal-hal yang mereka pelajari selama periode awal bekerja.

Menjadi penting melatih kemampuan untuk menulis ringkasan pembicaraan rapat dan tentunya mengerti hal-hal yang dibicarakan. Keterampilan menulis perlu dilatih, tanpa berharap bahwa ada sekretaris yang akan menulis risalah rapat. Apalagi jika kita mendapatkan mandat untuk menghadiri suatu pertemuan yang mewakili perusahaan atau atasan.

Pada beberapa pertemuan yang sering saya hadiri, beberapa peserta rapat sibuk dengan aktivitasnya masing-masing. Bahkan ada yang menggunakan komputer, yang digunakan untuk membalas email atau Whatsapp atau bahkan melakukan transaksi perbankan. Terkadang mereka ikut dalam diskusi dan kembali sibuk dengan aktivitasnya. Seakan mereka sedang mencatat hal-hal yang didiskusikan.

Namun sebaliknya ada juga yang rajin mencatat hal-hal penting pada aplikasi komputernya atau tablet atau handphonenya. Yang suka gaya tradisional menggunakan buku catatan. Ada yang setiap rapat menggunakan buku baru, atau cuma membawa beberapa lembar kertas. Kita bisa mengetahui kedisiplinan mereka dalam mencatat hal-hal penting dan merasa yakin bahwa ia akan menindaklanjuti hal tersebut.

Kebiasaan mencatat risalah rapat dimulai sejak kita di bangku pendidikan, baik pendidikan dasar, menengah, bahkan pendidikan tinggi. Rekan-rekan yang suka menulis dengan rapi, yang biasanya wanita, mempunyai catatan kuliah dan biasanya di fotokopi oleh rekan lainnya. Apakah hal itu masih terjadi di era digital saat ini? Apakah mereka justru rajin berbagi dengan menggunakan aplikasi dalam berbagai format.

Saya tidak ingin membandingkan nilai antara pelajar atau mahasiswa yang rajin menulis. Hanya sebagai pandangan bahwa yang rajin menulis lebih disiplin dan teratur merencanakan sesuatu. Pada bagian tertentu dalam bekerja kita menemukan bahwa orang seperti ini bisa diandalkan dalam menjalankan operasional. Yang malas menuliskan sesuatu, harus punya keahlian tertentu dalam merayu untuk mendapatkan catatannya. Anda pastinya tahu, bagian apa yang sesuai dengan yang semacam ini.

Semangat pagi, salam sehat selalu. (AA)

Celoteh Pagi: Spesifikasi

Hari minggu pagi, biasanya ada langganan kami yang mengirimkan bahan makanan. Tentunya makanan yang dikirimkan sudah dipesan duluan dengan spesifikasi tertentu. Walaupun sebenarnya tidak terlalu spesifik, tetapi penjualnya mampu menyediakan sesuai dengan yang diharapkan. Ia mampu memilih bahan makanan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sumber: Pexels

Mulai dari daging, ayam, udang atau ikan yang disediakan selalu berkualitas sesuai dengan yang diharapkan. Harganya lebih mahal dan penjualnya juga menyampaikan bahwa ini lebih mahal dari yang biasanya dia sediakan pada gerobak dorong.

Tentunya harganya cukup pantas, sehingga pelanggan tetap memberikan kepercayaan. Sebagai tukang sayur keliling, memang dia menyediakan pelayanan khusus untuk pelanggan yang membutuhkan bahan makanan tertentu.

Spesifikasi Sumber Daya dalam Pekerjaan

Hal yang sama dalam pekerjaan kita seringkali berhadapan dengan kondisi untuk menyediakan sumber daya dalam mendukung pelaksanaan pekerjaan. Mulai dari menyediakan tenaga kerja atau rekrutmen, menyediakan teknologi bahkan menyediakan alat tulis. Semuanya berawal pada penetapan spesifikasi yang tepat dan terukur. Dengan demikian pengadaan atau vendor yang menyediakan dapat melakukan pekerjaan dengan baik.

Spesifikasi merupakan sesuatu yang dapat diukur tingkatannya, baik atau buruk, mahal atau murah, cepat atau lambat. Dalam beberapa kondisi bahkan kita dapat mengukur dalam persentase 0% – 100%.

Apakah kita membeli suatu teknologi dengan spesifikasi tertentu, misalnya notebook, dengan spesifikasi prosesor, memory, storage, screen dan keyboard tertentu? Atau kita akan melihat dari aplikasi yang tersedia sebagai paket?

Sumber: Pexels

Kita bisa membeli notebook yang sudah lengkap dengan aplikasinya seperti Mac Apple, Surface Microsoft, atau Chromebook Google. Bisa juga membeli yang hanya memperhatikan hardware-nya, yang nantinya kita bisa isi dengan aplikasi sesuka kita.

Apakah kita harus membeli yang paling lengkap atau yang terbaru teknologi? Tentunya disesuaikan dengan kebutuhan kita. Jika level 3, sudah cukup dan memenuhi kebutuhan, kenapa kita membeli yang level 10. Harganya lebih pantas dan sesuai, sehingga level 3 menjadi spesifikasi yang kita gunakan.

Dalam banyak kasus kita sering membeli atau melakukan pengadaan dengan spesifikasi yang terlalu tinggi, sehingga mahal. Walaupun pada akhirnya keunggulan spesifikasi tersebut tidak digunakan. Bisa disebabkan tidak ada tenaga kerja yang menggunakannya, atau bisa juga karena tidak ada yang tahu cara kerjanya.

Pada kesempatan yang lain kita membeli sesuatu dengan harga murah, tetapi spesifikasinya lebih rendah. Kemudian kita sibuk untuk mengurusinya, karena berbagai kekurangan yang harus ditangani secara manual dan membutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak.

Bagaimanapun spesifikasi perangkat yang baik harus didukung dengan tenaga kerja yang kompeten dalam mengendalikan. Sebaliknya tenaga kerja yang punya kompetensi yang tinggi harus diberikan perangkat kerja dan pekerjaan yang sesuai dengan spesifikasinya.

Begitu juga kita dilahirkan dengan spesifikasi tertentu dan selanjutnya dibekali dengan pengetahuan dan keterampilan, maka kita harus menggunakannya dengan perilaku yang positif dan menjadi kebiasaan untuk berbuat baik yang bermanfaat.

Begitu juga pengetahuan yang kita miliki, maka Ilmu yang bermanfaat adalah yang dibagikan kepada orang lain. Bisa jadi itu spesifikasi yang kita miliki. Nah, Apa yang menjadi spesifikasi Anda? Semoga berkenan adanya. (AA)

Celoteh Pagi: Anti-Attrition

Ketika memutuskan untuk berhenti menggunakan suatu produk atau jasa, maka artinya manfaat yang dirasakan sudah tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan. Misalnya anda berhenti menggunakan kartu kredit, karena bunga atau biaya admin tahunannya dirasakan memberatkan. Bisa juga melunasi pinjaman anda dengan membayar keseluruhan cicilan, sehingga anda tidak terbebani bunga lagi.

Hal yang sama terjadi jika anda berlangganan jaringan internet dari salah satu provider dan akhirnya memutuskan untuk berhenti berlangganan. Bisa juga terjadi pada saat menggunakan produk asuransi atau berbagai macam produk yang pembayaran bersifat rutin. Bisa juga terjadi pada hal-hal tertentu yang menyebabkan kecanduan, seperti merokok, main game, belanja online atau berbagai hal lainnya yang berlebihan.

Untuk menghindari pelanggan berhenti atau keluar, maka perusahaan biasanya memiliki sejumlah antisipasi. Bisa dengan memberikan potongan, atau bisa juga penghapusan biaya admin, bunga atau semacamnya. Upaya ini biasanya dilakukan oleh petugas yang diberikan kewenangan yaitu unit kerja anti-attrition. Petugas pada unit ini akan berupaya secara maksimal, sehingga pelanggan tidak berhenti atau kabur.

Tentunya sebagai petugas pada unit anti-attrition perlu kemampuan negosiasi yang baik. Mereka akan dibekali dengan kemampuan mempengaruhi orang lain. Petugas yang ditempatkan juga diberikan kewenangan khusus, sehingga pelanggan merasa diperhatikan. Berapa besar kompensasi yang mungkin diberikan kepada pelanggan supaya tidak berhenti, tentunya sudah dihitung dengan baik. Hanya saja, ada kalanya saya perhatikan mereka hanya memenuhi tuntutan pelanggan, tidak melakukan analisis terhadap keuntungan dari pelanggan yang dapat diperoleh.


Model yang lain yang dapat dilakukan oleh anti-attrition adalah membuat kondisi sulit bagi pelanggan untuk berhenti. Dengan proses yang rumit untuk berhenti, maka pelanggan akan mengurungkan niatnya. He he he … ada-ada saja yah. Selain itu, anti-attrition sebenarnya akan berkurang bebannya, jika ada metode yang bagus dalam membangun loyalitas pelanggan. Pelanggan biasanya ditawarkan dengan berbagai produk tambahan yang menyebabkan mereka sulit berhenti.


Semakin banyak variasi produk yang digunakan pelanggan anda, maka semakin sulit mereka berhenti menjadi pelanggan. Bisa jadi hal ini yang menyebabkan suatu perusahaan menghadirkan beragam variasi produk. Contohnya, jika anda menjadi nasabah tabungan pada suatu bank, mereka akan menawarkan gratis kartu kredit. Selanjutnya akan menawarkan asuransi, deposito, investasi dan berbagai produk kredit perbankan. Hal yang sama jika anda mendapatkan pinjaman dari bank, maka secara otomatis mereka akan membukakan rekening untuk tabungan.

Begitu juga pengguna internet, akan ditawarkan berbagai paket pelengkap termasuk channel TV, film atau aplikasi game online. Tentunya variasi produk ini, digunakan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan. Hanya saja penawaran produk pelengkap terkadang terlalu banyak, sehingga mengganggu bagi sebagian pelanggan. Kita tidak hanya menerima SMS, email dan sekarang kita juga menerima notifikasi dari whatsapp. Yang berbahaya kalau metode promosi dan anti-attrition ini juga diterapkan pada konsumsi yang negatif.

Jika bagian promosi bertugas menambah jumlah pelanggan dan penggunaan produk. Sebaliknya anti-attrition ibarat menambal kebocoran pada suatu bisnis, sehingga tidak tumpah lebih banyak. Kalau tidak mau anti-attrition bekerja lebih berat, maka jalan keluarnya buatlah pelanggan anda loyal. Semangat. (AA)