Mempersiapkan lomba The Best Contact Center Indonesia 2020 dalam masa pandemik yang belum tentu akhirnya, merupakan tantangan tersendiri bagi panitia dan mungkin juga bagi peserta. Mulai dari mengemas lomba, menyiapkan aplikasi, menyiapkan peraturan sampai dengan pendaftaran, penagihan juga pembekalan.
Sebagai sebuah lomba yang melibatkan semua unsur anggota ICCA, berbagai masukan dari anggota akan menjadi perhatian. Panitia harus membuat aturan yang tegas dan tetap dikomunikasikan secara terbuka. Hal-hal yang sudah disepakati langsung dituangkan dalam dokumen ketentuan. Jika ada permintaan peserta yang tidak dapat dipenuhi, panitia juga mencoba untuk mengkomunikasikannya. Bagaimanapun setiap masukan bagi perbaikan lomba diupayakan untuk dibicarakan agar perlombaan berjalan dengan lancar.
Panitia juga tetap aktif untuk melakukan sosialisasi ke berbagai perusahaan. Namun ada perusahaan yang menyambut dengan antusias, ada pula yang akhirnya berpikir ulang dengan kondisi kesehatan dan penghematan yang dilakukan perusahaan. Panitia juga harus memaklumi jika ada perusahaan yang akhirnya tidak ingin ikut berlomba.
Walaupun jumlah peserta yang sudah mendaftar hanya sekitar sepertiga dari jumlah peserta di tahun sebelumnya, panitia tetap optimis untuk melaksanakan kegiatan ini. Beberapa kategori juga sudah mencatatkan jumlah peserta yang mencukupi, sehingga otomatis dapat dilaksanakan. Yang menarik adalah hadirnya beberapa perusahaan yang baru bergabung sebagai anggota untuk menjadi peserta lomba. Tidak hanya dari kalangan swasta, ada juga dari lembaga pemerintah yang turut berpartisipasi.
Ketersediaan juri juga menjadi perhatian panitia, utamanya juri Individual. Mengingat mereka perlu pemahaman mengenai ketentuan yang baru dari lomba ini, baik dari sisi teknis lomba, metode penjurian dan penentuan pemenang. Sudah ada beberapa perusahaan yang mendaftar sebagai juri dan ada pula anggota ICCA yang belum memperhatikan hal ini. Semoga di akhir pendaftaran lomba mereka berminat menjadi bagian dari kegiatan pengembangan Contact Center ini.
Untuk juri korporat lebih mudah mengkoordinasikannya. Berhubung kebanyakan dari mereka juga bekerja secara WFH, maka kesempatan untuk menjadi juri Internasional dapat kami peroleh. Anggota yang tergabung dalam CCAPAC (Contact Center Associations of Asia Pacific), sehingga kami bisa mendapatkan tanggapan mereka dengan baik. Juri lomba korporat ini melakukan penilaian berbeda untuk 7 kategori.
Juri Internasional yang rencananya akan berpartisipasi berasal dari Hongkong, China, Australia, Taiwan, Thailand, Singapore dan Malaysia. Mereka akan fokus menguji The Best Operations, The Best Technology Innovation, The Best Digital Media, The Best Business Contribution, The Best Customer Experience, The Best Employee Engagement dan The Best People Development.
Tantangan yang cukup menarik di tahun ini adalah lomba diselenggarakan secara online melalui video conference. Lomba kategori Individual dan Korporat yang mewajibkan peserta untuk mengirimkan video presentasi dan dilanjutkan dengan wawancara melalui video conference. Tentunya ini format baru yang tidaklah mudah bagi panitia dan peserta. Tidak hanya itu, yang lebih menantang adalah lomba ujian yang dilakukan secara online dengan pengawasan melalui video conference. Hmmm … hal tersebut dibutuhkan sportivitas yang tinggi supaya peserta mengerjakan soalnya secara mandiri.
Persiapan lomba Teamwork yang juga menantang, karena ada berbagai lomba yang harus disiapkan. Ada lomba untuk membuat jadwal, membuat laporan, membuat prosedur, melakukan penjualan, penilaian kualitas dan pengetahuan contact center. Panitia harus memikirkan bentuk perlombaan yang lebih tepat dilakukan melalui aplikasi online. Tentunya panitia juga menyiapkan dan menguji aplikasi untuk mendukung perlombaan berlangsung dengan baik. Setiap tahunnya dan di setiap kompetisi panitia selalu menemukan tantangan baru, dan panitia selalu berupaya untuk menciptakan inovasi serta terobosan baru. Kejadian kecil yang dirasakan menjadi sumber permasalahan atau kritik akan dihilangkan, sehingga lomba menjadi lebih objektif dalam kerangka kompetisi yang sehat.
Begitulah kesibukan panitia lomba yang dipercayakan kepada tim Telexindo Bizmart. Semua itu dihadapi karyawan Telexindo diantara ketatnya jadwal kegiatan. Berharap bahwa lomba The Best Contact Center Indonesia 2020 dapat berlangsung dengan baik, menjadi citra positif bagi praktisi contact center. Menjadikan lomba ini mengasah jiwa pelayanan yang terbaik dan sportivitas yang tinggi. Semoga bermanfaat #CelotehPagi (AA)