TBCCI lagi? Yesss! Semangat? Oke!

Andi Anugrah bersama panitia The Best Contact Center Indonesia 2019

Hayo, siapa yang pernah sedikit saja terbesit di pemikiran “Kalau acara Lomba Individual The Best Contact Center Indonesia 2019 sukses dan seru seperti ini, bagaimana sih proses kepanitiaan nya? Pekerjaan panitia nya apa saja ya?”. Kalau pernah berpikir seperti itu, yuk mari simak apa aja sih kegiatan panitia!

The Best Contact Center Indonesia atau yang biasa disebut TBCCI adalah ajang lomba contact center yang selalu diselenggarakan setiap tahunnya. Tahun 2019 ini adalah kali ke-13 acara The Best Contact Center Indonesia diselenggarakan. Kesuksesan acara The Best Contact Center Indonesia tidak luput dari usaha dan kerja keras panitia. Tahun ini panitia yang tergabung dalam acara TBCCI 2019 berjumlah 32 orang.

Proses kegiatan lomba The Best Contact Center Indonesia 2019 telah dimulai dari awal tahun, tepatnya pada tanggal 31 Januari 2019 di Gedung Mar’ie Muhammad KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Pendaftaran lomba dibuka setelah pelaksanaan Launching TBCCI dengan sistem baru melalui aplikasi Si ICCA atau dapat juga melalui website registrasi ICCA (http://registrasi.icca.co.id).

Panitia mulai menyiapkan segala kebutuhan terkait persiapan lomba yang akan digelar pada bulan Juli 2019. Adapun rangkaian lomba individual memiliki dua tahap, yakni tahap ujian online dan lomba presentasi yang dilaksanakan di waktu yang berbeda. Namun sebelum perlombaan Individual tahap ujian online dilaksanakan, panitia juga menyelenggarakan pembekalan bagi semua perserta lomba pada tanggal 22-30 Juni 2019. Ujian Online diselenggarakan oleh panitia pada 11 Juli 2019 dengan lancar dan dilanjutkan dengan penyelenggaraan lomba tahap kedua akhir bulan Juli 2019. Tepatnya pada tanggal 29-31 Juli 2019 bertempat di STIA LAN Pejompongan.

Gedung STIA LAN Pejompongan (Tempat diselenggarakannya lomba individual TBCCI 2019)

Tentunya banyak yang harus dipersiapkan oleh panitia terkait besarnya acara tersebut. Dimulai dari menyiapkan tempat dan ruang lomba, administrasi lomba, dan koordinasi dengan berbagai pihak diantaranya dewan juri, peserta lomba dan pihak-pihak sponsor yang mendukung kegiatan ini. Panitia juga menyiapkan segala perangkat dan peralatan lomba dengan detail dan lengkap. Baik perangkat multimedia maupun alat tulis yang akan digunakan juri dan panitia lomba.

Satu hari sebelum pelaksanaan lomba panitia sudah mulai melakukan loading peralatan ke lokasi lomba yang telah disiapkan sejak sepekan sebelumnya. Panitia yang bertugas dalam kegiatan ini antara lain tim registrasi, pengawas ruangan, tim IT, koordinator juri, koordinator lapangan, tim dokumentasi dan publikasi, tim perlengkapan dan tim konsumsi. Saat hari pertama berlangsungnya lomba, panitia sudah bersiap di setiap posisinya memastikan semua persiapan sudah dilakukan dengan baik.

Tim registrasi memandu peserta dan dewan juri yang hadir untuk melakukan registrasi dan membagikan ID Card. Mereka juga bertugas sebagai announcer juga, lho! Memanggil peserta yang akan tampil dan mengundang dewan juri untuk menempati ruang lomba sesuai dengan jadwal dan ruang yang ditentukan.Dari hari pertama hingga akhir lomba Individual TBCCI 2019 mereka lah yang memberikan pemberitahuan kepada peserta kapan peserta harus bersiap-siap dan di ruangan mana peserta harus berlomba.

Berikut pendapat Alyah salah satu petugas registrasi yang telah memandu peserta dan dewan juri selama tiga hari berturut-turut “Menjadi suatu kebanggaan tersendiri dapat bergabung dalam kepanitiaan The Best Contact Center Indonesia 2019. Diikuti oleh banyak perusahaan dari berbagai kalangan industri tentunya membuat acara ini menjadi ajang yang besar. Saya senang, karena saya dapat belajar dari banyak pengalaman selama mempersiapkan rangkaian kegiatan ini. Bergabung dengan tim registrasi selama rangkaian kegiatan ini, saya juga bisa merasakan langsung energi positif dan semangat dari para peserta dalam mempersiapkan diri untuk lomba ini”.

Panitia registrasi yang juga bertugas sebagai announcer

Di ruangan yang sama, tampak tim dokumentasi yang bertugas melayani peserta untuk sesi foto di photobooth. Petugas dokumentasi juga ada yang bertugas keliling ruangan untuk mendokumentasikan momen perlombaan dan mempublikasikan momen tersebut ke semua media sosial ICCA, “Ini pertama kalinya saya menjadi panitia di acara Lomba Individual The Best Contact Center Indonesia, saya merasa senang dapat bergabung di acara ini karena diberikan tanggung jawab untuk mendokumentasikan momen-momen penting selama lomba berlangsung.” Ujar Tian selaku petugas dokumentasi.

Panitia dokomentasi yang berjaga di photobooth

Sebagian besar panitia bertugas di lantai 4 dan 5 salah satunya tim pengawas yang bertugas memandu, mendampingi peserta yang akan tampil dan menjaga ruangan lomba. Banyaknya ruangan tergantung banyaknya jumlah peserta lomba. Di setiap ruangan lomba terdapat 2 penjaga ruangan yang bertanggung jawab atas ruangannya. Aqmarina, salah satu penjaga ruangan memberikan kesannya pada saat bertugas menjadi pengawas ruangan, “Pada saat penugasan, saya mendapatkan banyak pelajaran. Saya dapat mempelajari bagaimana rumitnya menyiapkan suatu event, karena ini adalah lomba dimana setiap peserta ingin menunjukan penampilan yang terbaik. Menjamin setiap peralatan yang akan digunakan peserta berfungsi dengan baik merupakan tanggung jawab yang besar bagi saya.”.

Selain memandu dan mendampingi peserta, penjaga ruangan jugamembantu, menyambut dan menjadi sumber informasi bagi dewan juri mengenai ketentuan yang disepakati panitia di dalam ruangan, memasangkan dan melepaskan perlengkapan penunjang untuk peserta seperti clip on, dan pointer membagikan score card, menyediakan coffee break untuk dewan juri dan memastikan bahwa kegiatan di dalam ruangan berjalan dengan lancar.

Panitia sedang memasangkan clip on kepada peserta

Selain penjaga ruangan, di lantai yang sama ada beberapa koordinator lapangan yang bertugas berjaga di luar ruangan dibekali peralatan komunikasi berupa handy talkie (HT). Selain itu, Koordinator lapangan juga bertugas memberikan informasi kepada announcer mengenai peserta selanjutnya yang harus bersiap presentasi, memberikan dan menjawab segala informasi dan pertanyaan dewan juri. “Selama bertugas lumayan deg-degan, mengenal banyak orang, penuh tantangan apalagi kalau harus menjawab berbagai pertanyaan juri diluar ketentuan yang telah ditetapkan panitia, tapi semua dilakukan dengan baik dan senang, karena dibantu oleh tim lainnya.” ungkap Mela yang membantu koordinator lapangan.

Ajang lomba Individual TBCCI 2019 ini dipersiapkan dengan matang oleh panitia. Terkait perlengkapan pendukung peserta dan dewan juri yang harus dipersiapkan secara detail, Budi salah satu petugas perlengkapan memberikan kesannya selama bertugas, “Saya sudah ikut mempersiapkan segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan dari awal lomba ini dimulai dari pembekalan, ujian online, hingga tiba saatnya lomba presentasi. Memang sungguh melelahkan mempersiapkan segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan, namun semua terasa ringan karena didukung oleh tim yang kompak dan saling membantu satu sama lain. Sehingga pekerjaan yang begitu berat menjadi ringan.” Tanggung jawab petugas perlengkapan memastikan segala kebutuhan peserta, dewan juri dan panitia terpenuhi.

Foto bersama panitia The Best Contact Center Indonesia

Semua kegiatan Lomba Individual TBCCI 2019 yang diselenggarakan selama tiga hari berjalan sesuai dengan konsep yang ditentukan. Tepat pukul 16:30 WIB di hari Rabu 31 Juli 2019 secara resmi Lomba Individual TBCCI 2019 ditutup. Dengan mengucap rasa syukur semua panitia berkumpul sambil mengabadikan momen bersama di photobooth. Setelah berfoto, panitia langsung melakukan loading barang keperluan lomba pukul 19:00 WIB. Dengan begitu, panitia telah selesai melaksanakan tugasnya dalam penyelenggaraan ajang Lomba Individual The Best Contact Center Indonesia 2019 dengan baik. Tentunya, masih ada beberapa tugas yang menunggu untuk disiapkan agar rangkaian TBCCI 2019 selanjutnya berjalan dengan lancar. (WH)