Telexindo-logo

Celoteh Pagi: Kesibukan di Balik Layar

hero
Annisa N Fauzi
·
10/10/2022

29 Agustus 2022 – Menyelenggarakan lomba The Best Contact Center Indonesia secara online, salah satunya wawancara antara moderator dengan peserta. Kita dapat melihat kesiapan peserta dalam menjawab setiap pertanyaan moderator. Tahun ini, sedikit berbeda dengan sebelumnya, karena setiap peserta diberikan 4 pertanyaan dan semua pertanyaan harus dijawab.

Pertanyaan diambil dari materi presentasi yang disampaikan berupa video. Ada beberapa aspek yang sering ditanyakan, seperti tugas dan tanggung jawab, kreativitas, kompetensi, indikator keberhasilan, kunci sukses pelaksanaan tugas serta berbagai hal menarik yang ada dalam materi presentasi. Tentunya pertanyaan diberikan secara bervariasi oleh moderator.

Moderator sudah disiapkan pertanyaan yang akan dibacakan. Panitia menyiapkan semua pertanyaan dengan menonton semua video yang dikumpulkan. Nah, tahun ini ada 470 peserta, jadi ada 470 video yang harus ditonton. Setiap peserta mendapatkan 4 pertanyaan, jadi ada 1280 pertanyaan yang harus disiapkan. Wah, panitia harus cukup teliti, supaya setiap pertanyaan sesuai dengan materi peserta. Jika tidak sesuai, maka panitia juga harus menyiapkan pertanyaan cadangan.

Tak hanya menyiapkan moderator yang cakap dalam mengajukan pertanyaan, panitia juga harus memastikan ada petugas yang mendukung. Panitia harus menyiapkan moderator cadangan, sebagai antisipasi jika terjadi gangguan pada moderator utama. Ini ibaratnya seperti co-pilot yang harus mengendalikan kegiatan, pada saat moderator utama terkendala. Selain itu, ada juga petugas yang menyiapkan timer, karena waktunya harus berjalan tepat waktu yaitu hanya 15 menit. Petugas timer harus sigap karena jika ada kendala, maka petugas timer harus melakukan “pause” timer dan melanjutkannya ketika sudah siap.

Petugas yang disiapkan panitia juga ada yang mengurus dewan juri dan peserta yang keluar masuk room zoom. Panitia harus memastikan bahwa peserta sudah siap sebelum waktunya, sehingga jadwal kegiatan berlangsung sesuai waktu yang dijadwalkan. Ada 5 zoom room yang digunakan panitia tahun ini dan kurang lebih 25 dewan juri yang bertugas setiap hari pada setiap room. Peserta yang bertanding rata-rata ada 15 peserta pada setiap room. Nah, bisa dibayangkan kerepotan yang dihadapi panitia.

Kesibukan panitia juga harus ditunjang dengan admin aplikasi yang sigap melakukan bantuan proses penilaian. Pada hari pertama, banyak juri yang belum familiar dengan aplikasi, sehingga banyak pertanyaan. Namun hari selanjutnya berjalan dengan lancar. Walaupun masih ada kendala, tetapi bisa diatasi dengan cepat, termasuk jika ada juri yang salah memasukkan nilai.

Kegiatan ini juga mendapatkan perhatian dari banyak pihak, untuk itu harus dipublikasikan dengan baik. Ada panitia yang bertugas untuk mengambil dokumentasi, yang selanjutnya harus diteruskan ke design grafis dan dipublikasikan oleh content creator. Sebuah sinergi yang harus berlangsung cepat dan membutuhkan kerjasama yang baik. Tidak boleh ada yang tertinggal dokumentasinya dan semua peserta yang tampil bisa dipublikasikan. Yang tak kalah pentingnya tim dokumentasi harus memastikan semua zoom room direkam satu per satu, sehingga setiap peserta bisa mendapatkan dokumentasi kegiatan yang diikutinya.

Dengan koordinasi yang baik, maka acara ini bisa berlangsung dengan baik. Tahun ini merupakan yang ketiga kalinya lomba dilaksanakan secara online. Terlihat panitia lebih siap dengan berbagai tantangan yang dihadapinya. Demikianlah, tidak hanya peserta yang harus berlatih, dewan juri juga berlatih dan tak lupa panitia belajar banyak dalam menyelenggarakan kegiatan. Kesibukan telah memberikan panitia pembelajaran yang berharga. Semoga semua berjalan lancar sampai dengan pengumuman pemenang. Teriring salam sehat dan bahagia. (AA)

%d bloggers like this: