Tren yang Mampu Meningkatkan Call Center

Dengan mengikuti tren terbaru yang inovatif dan dipercaya dapat membantu call center dalam memberikan layanan yang berkualitas kepada pelanggannya. Sementara tren tersebut datang dan pergi di setiap tahunnya, dan hanya yang paling efektif lah yang dapat membantu meningkatkan call center. Untuk mengetahui apa saja tren tersebut, mari kita simak beberapa penjelasan di bawah ini :

Analisis Contact Center yang Lebih Baik

Saat ini mengandalkan keterampilan supervisor dan pengetahuan untuk mendapatkan hasil maksimal dari agent contact center sudah mulai ditinggalkan. Kini, bisnis yang lebih kecil pun dapat memanfaatkan analisis canggih untuk mengubah data seperti panggilan dan screen recordingschats, SMS, dan lain-lain menjadi feedback yang sangat berguna bagi agent mereka.

Tidak cukup hanya dengan mengandalkan pengamatan dan pemantauan saja. Call center omni-channel lebih banyak mengandalkan program analisis untuk membangun dasbor dengan statistik yang mempengaruhi bisnis mereka. Jadi dengan adanya banyak kemajuan dalam analisis sangat dibutuhkan sekali karena perusahaan terus menerapkan platform yang lebih banyak dan strategi komunikasi terpadu.

Penyebaran Cloud Communications secara luas

Banyak bisnis telah mengadopsi cloud communications sebagai bagian dari strategi komunikasi mereka, namun cloud communications menjadi sangat penting bagi contact centers saat ini. Dengan cloud communications, contact center yang berbasis kantor tradisional dapat memanfaatkan lokasi baru, terus tumbuh, dan memberi kontrak pada tenaga kerja karena kebutuhan pasar yang menuntutnya.

Percakapan Media Sosial Dua Arah

Kehadiran media sosial yang efektif adalah sebuah kebutuhan. Pelanggan menginginkan tempat yang bisa mereka kunjungi untuk memberikan feedback yang cepat. Namun saat ini, sosial media tidak hanya cukup membuat tulisan atau berbagi foto saja. Namun pelanggan mencari adanya percakapan media sosial dua arah, dan saat mereka berinteraksi dengan bisnis online, mereka mengharapkan respon yang cepat.

Customer Experience Menjadi Kepentingan yang Utama

Sekarang setiap call center harus menyadari kekuatan customer experience (pengalaman pelanggan) yang positif. Dari perusahaan bisnis terbesar hingga bisnis terkecil saat ini tahu bahwa dengan customer experience yang buruk dapat membuat perusahaan kehilangan pelanggannya.

Di sisi lain, pelanggan saat ini bersedia membayar lebih untuk layanan yang lebih baik. Menurut survei, sebesar 86% pembeli akan memberikan 25% extra cash jika perusahaan lain memperlakukan mereka dengan lebih baik. Karena alasan ini, customer experience telah menjadi aspek penting yang tidak dapat diabaikan oleh call center.

Pentingnya First Call Resolution

First call resolution sangat baik bagi call center dan pelanggan. Untuk ini, agent didorong untuk mendapatkan first call yang benar. Meskipun akan ada panggilan yang lebih sulit untuk diselesaikan, penting untuk memberikan pelanggan dengan kualitas terbaik. Memonitor interaksi agent call center dengan pelanggan akan membantu bisnis mengidentifikasi kesalahan yang membuat pemanggil (caller) merasa tidak puas dan atau frustasi. Dengan identifikasi dan pelatihan yang tepat, kesalahan tersebut dapat dihindari di masa yang akan datang.

Jaringan Sosial Adalah Customer Service Channel yang Penting

Jaringan sosial (social networks) seperti Facebook dan Twitter terus menjadi saluran utama dalam layanan pelanggan. Sebagai alternatif untuk menelepon dan mengirim email, calon dan pembeli dapat menghubungi business support team melalui akun sosial mereka. Call center harus memasukkan aspek customer experience ini ke dalam operations mereka untuk memastikan bahwa konsumen dapat menjangkau mereka di sebanyak mungkin channel.

Menangani pertanyaan melalui berbagai channel media sosial sebenarnya bisa menjadi metode tercepat. Respons cepat dan efisien adalah kuncinya. Mengabaikan channel ini di sisi lain dapat merusak reputasi brand perusahaan.

Setiap Channel Berarti

Pelanggan saat ini mengharapkan perusahaan untuk merespons melalui channel yang sama, yang mereka gunakan untuk berinteraksi dengan perusahaan. Jadi, jika mereka berinteraksi dengan call center melalui telepon atau chat, mereka tidak akan menghargai balasan perusahaan melalui email.

Oleh karena itu, call center harus siap untuk memasukkan aspek customer experience ke dalam operations mereka dan memberikan kepentingan yang sama untuk semua channel interaksi pelanggan.

Employee Management

Sebagian besar call center gagal dalam memenuhi kebutuhan pelanggan karena agent yang tidak memiliki kebebasan untuk berimprovisasi atau mengambil keputusan. Oleh karena itu, memberdayakan agent dengan pengetahuan, memberi mereka kebebasan untuk mengambil keputusan dan melibatkan mereka melalui budaya reward-based sangat penting. Perusahaan juga dapat mengatur pelatihan sementara di mana pun diperlukan untuk melatih agent mereka agar lebih baik. (WH)

Source : www.phintraco.com/tren-customer-experience/

Pentingnya Percaya Diri dalam Memberikan Pelayanan di Contact Center

Dalam memberikan pelayanan diperlukan kepercayaan diri yang cukup sehingga pelanggan yang dilayani merasa yakin atas informasi yang diterima. Keraguan Agent dalam memberikan jawaban akan menimbulkan ketidakpastian dalam pelayanan. Dampaknya adalah pelanggan yang tidak yakin akan mencari sumber-sumber informasi yang lain, bisa juga menghubungi pesaing. Bahkan lebih parahnya jika pelanggan menghubungi perusahaan pesaing dan mendapatkan pelayanan yang baik. Akibatnya adalah pelanggan tersebut bisa berpindah menggunakan produk atau jasa pesaing.

Untuk itulah percaya diri Agent contact center menjadi jaminan pelayanan dapat berkualitas sekaligus dapat mempertahankan pelanggan. Salah satu ciri Agent yang mempunyai kepercayaan diri adalah kecenderungan melihat hal-hal baik dalam dirinya. Mereka tidak menjadikan kekurangan-kekurangan diri sebagai pembatas dalam menunaikan tugas yang diembannya. Kepribadiannya tangguh dan tidak bimbang pada tindakan yang dilakukannya.

Agent yang percaya diri idealnya adalah Agent yang mampu menangani pemasalahan pelanggan. Rasa tidak percaya diri, sebenarnya lahir dari kecemasan diri sendiri dan diciptakan dari alasan yang dibuat-buat. Untuk itu Agent perlu merubah pola pikir negatif ini. Rasa percaya diri perlu dilatih dengan sikap yang positif dan dilakukan secara terus menerus. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatnya percaya diri adalah Melatih mental untuk mampu menangani masalah pelanggan. Keyakinan tersebut dapat ditumbuhkan dengan terus menerus mengembangkan kemampuan diri dengan wawasan yang luas. Pengetahuan yang memadai atas produk perusahaan dan prosedur akan sangat membantu untuk meningkatkan kepercayaan diri Agent dalam melayani.

Berikutnya adalah Membuang pikiran negatif. Ganti dengan hal-hal bagus dan menyenangkan. Bantah gagasan-gagasan yang meremehkan diri sendiri dan ulangi perkataan yang positif hingga telinga dapat mendengarnya. Orang yang sering mendengar ucapan-ucapan negatif tentang dirinya sendiri akan terbentuk menjadi pribadi yang dia dengar. Begitu pula sebaliknya. Sementara itu, Agent juga harus Menjauhi lingkungan yang menurunkan percaya diri.  Jauhi teman-teman yang pesimis yang kerap memberikan komentar negatif. Bersahabatlah dengan mereka yang memiliki pikiran positif yang memiliki banyak wawasan dan motivasi.

Selanjutnya, Biasakan untuk tidak menunda. Keraguan tidak akan dapat membantu menjadi orang yang yakin. Jadi, jangan tunda melakukan tindakan selama ada keyakinan bahwa tindakan itu adalah tepat. Jangan takut salah, selama memang tidak tahu. Jika seorang Agent berbuat salah, dia bisa meminta maaf pada pelanggan dan mendapatkan pelajaran. Bandingkan dengan Agent yang tidak berani berbuat apa-apa. Dia mungkin tidak berbuat salah, tapi dia juga tidak berbuat benar dan tentunya tidak punya kesempatan untuk berkembang serta memperbaiki diri.

Akui dan bersyukurlah. Kepercayaan diri dapat terbangun dari kesadaran bahwa diri bisa dan terbukti berbuat hal yang benar. Setiap kali berhasil menangani pelanggan yang mengalami kebingungan dan sesuatu yang baru, tulis nama dan waktunya di catatan pribadi. Catat juga prestasi-prestasi lainnya. Misalnya, ketika berhasil tidak “hold” dalam sehari, sukses berbicara tanpa jeda seperti “eee..” atau “ngg..” dan sebagainya.

Dan Biasakan untuk tegas, itu bagus untuk menghilangkan rasa gugup dan ragu-ragu. Kebiasaan tersebut bagus, menghilangkan rasa gugup dan ragu sama saja ketika pertama kali duduk sebagai Agent contact center. Mungkin pelayanan pertama terasa gugup setengah mati. Seiring dengan berjalannya waktu, Agent tidak canggung lagi dalam melayani.

Jangan takut untuk membiasakan diri menghadapi hal-hal sulit. Saat mampu melewatinya, walau terkadang dilampaui dengan kesalahan, akan merasa lega dan bersemangat melakukannya lagi dengan cara yang lebih benar. (WH)

Source : First Step to Contact Center Services:2015. By Andi Anugrah

Budaya Pelayanan dalam Call Center

Membangun budaya pelayanan dalam call center merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Masing-masing call center memiliki ciri khas yang mencerminkan lingkungan kerja serta kualitas pelayanannya. Budaya pelayanan dapat mengarah ke budaya negatif atau positif tergantung dari komitmen manajemen yang mengelolanya.

Dengan budaya pelayanan akan membentuk karakter dan standar pelayanan dalam suatu call center. Budaya pelayanan akan menjadi perekat antara karyawan (Agent, Supervisor) dengan sistem business process call center termasuk prosedur dan kebijakan kerja. Dengan demikian akan terbentuk tingkat harapan atau persepsi pelanggan serta tingkat performance Agent dalam setiap pelayanan yang diberikan.

Sebagai contoh suatu call center yang sudah terbiasa dengan disiplin pola pelayanan terstruktur, mulai dari alur pembicaraan serta sistem penilaian rekaman pembicaraan akan membangun budaya Agent yang memiliki control pada emosi, intonasi serta kejelasan dan penyelesaian masalah sesuai permintaan penelepon. Hal ini tentu saja hanya dapat dilakukan melalui proses penilaian, penghargaan dan bimbingan yang berkesinambungan.

Demikian pula untuk call center yang memberikan kewenangan yang besar pada Agent dalam memutuskan suatu masalah, harus didukung oleh proses pelatihan berkesinambungan dan studi kasus atau budaya belajar. Dengan demikian Agent memiliki kepercayaan diri tinggi dan merasa bertanggung jawab terhadap tindakan atau keputusan yang diambil.

Membangun budaya pelayanan akan membantu dalam membentuk pola pikir Agent anda, sehingga memiliki pengertian terhadap kondisi yang dapat diterima, dihargai, diperbolehkan, diharuskan serta dilarang atau harus dihindari. Kondisi tersebut akan mendukung Agent dalam memberikan pelayanan serta berbagai tindakan mereka dalam lingkungan call center.

Demikian pula budaya pelayanan call center akan membantu Agent anda untuk disiplin baik dalam tingkat kehadiran, ketepatan waktu, ketepatan proses dan prosedur kerja maupun perhatian pada lingkungan tempat kerja, perangkat kerja, penggunaan aplikasi serta pakaian kerja. Walaupun sedemikian banyak aspek yang dapat dicakup, budaya pelayanan harus tepat berfokus terhadap pencapaian target performance dan kualitas pelayanan.

Budaya pelayanan dapat pula membentuk keterbukaan dan ketertutupan tim kerja, bisa juga mendorong sifat pelayanan yang terstruktur atau spontan. Demikian pula dapat membentuk pola pikir pelayanan yang berorientasi pada peningkatan pendapatan, kepuasan pelanggan ataupun control biaya operasional.

Penerapan budaya pelayanan harus berlaku bagi semua Agent, baik itu Agent permanen maupun kontrak. Biasanya lebih sulit untuk membangun budaya disiplin pada Agent kontrak, akan tetapi dengan metode sistem reward dan control yang tepat akan menunjukkan pola yang sebaliknya. Contohnya, sistem insentif yang diberikan pada Agent kontrak dengan memperhatikan tindakan-tindakan yang membangun budaya pelayanan, dan bukan hanya berdasarkan produktivitas.

Dalam lingkungan call center yang menggabungkan antara Agent permanen dan kontrak harus diperhatikan sistem dan lingkungan kerja, sehingga keduanya tidak saling berpengaruh negatif. Berikan perhatian lebih pada aspek disiplin kerja pada Agent permanen, sedangkan Agent kontrak lebih diperhatikan dari sisi kualitas dan ketepatan proses.

Tenetu saja budaya pelayanan call center harus dibentuk dan membutuhkan waktu sampai benar-benar menjadi bagian dari diri Agent. Hal ini tergantung tingkat komitmen yang diperlihatkan oleh semua pihak yang terlibat dalam menjalankan serta mendukung proses pembangungan budaya tersebut. Termasuk didalamnya adalah adanya suri teladan posistif dari berbagai tingkat manajemen call center.

Beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk membangun budaya pelayanan dalam call center, dimulai dengan mengintegrasikan pernyataan visi dan misi perusahaan menjadi filosofi dalam pelayanan call center. Kemudian menyelaraskan dengan sistem manajemen performance call center meliputi berbagai tahapan siklus kerja Agent :

  1. Proses seleksi dan penerimaan Agent, masing-masing pihak mengerti aspek yang diperhatikan, target yang ingin dicapai. Proses seleksi yang saling menghargai dan terbuka merupakan awal pembentukan budaya pelayanan dalam diri Agent.
  2. Program orientasi atau pengenalan lingkungan call center harus berjalan, berikan Agent waktu untuk mengerti dan memahami kondisi yang ada dalam call center. Berikut ritme kerjanya, biarkan hal ini membudaya, Sebagai bagian dari pembentukann sikap pelayanan.
  3. Program bimbingan, pengembangan dan latihan berkelanjutan, dengan demikian keinginan untuk belajar dan terus menerus membekali diri dengan berbagai pengetahuan sesuai perkembangan jenis pelayanan yang diberikan call center. Ciptakan iklim sehingga semua pihak berkontribusi untuk pengembangan semua anggota tim.
  4. Komunikasi internal bai kantar Agent maupun dengan atasannya serta personel pendukung. Dengan demikian menjamin berjalannya business process dengan lebih baik konsisten dan bertanggung jawab. Bukan hanya Agent yang harus menjawab telepon pelanggan dalam 1 dering, supervisor juga harus bersedia melakukannya, pada saat Agent memerlukan bantuan.
  5. Sistem penilaian Agent harus konsisten dan dapat dihubungkan terhadap berbagai tindakan yang dilakukan. Budaya penilaian menjadi komitmen persama, sehingga hasilnya dihargai dan dapat ditindaklanjuti.
  6. Berbagai bentuk penghargaan bisa diberikan baik terhadap tindakan-tindakan insidential yang mendukung upaya pembentukan budaya kerja positif maupun terhadap hasil akhir keseluruhan. Bisa diformulasikan untuk diberikan kepada perorangan maupun tim.

Akhirnya, budaya kerja seperti air yang mengalir dapat mengalir cepat, teratur dan tenang serta percikannya membangkitkan semangat dan membangun proses pengembangan diri. Untuk itu semua pihak dalam lingkungan call center, harus terus menerus mendukung terbentuknya budaya kerja, sehingga terus mengalir.

Source : Merintis Kebangkitan Call Center, By Andi Anugrah

Kinerja Pelayanan Contact Center

Untuk menunjukkan kontribusi contact center, maka perlu memerhatikan kinerja Agent contact center dalam memberikan pelayanan. Dengan prinsip bahwa semakin baik pelayanan Agent contact center, maka semakin baik kinerja contact center. Hal ini berdampak pada pencapaian tujuan pembentukan contact center. Sebagai ujung tombak dalam memberikan pelayanan, atau yang berhadapan langsung dengan pelanggan, maka tingkat kepuasan atau penerimaan pelanggan sangat ditentukan oleh kompetensi Agent. Agent harus membangun kemampuannya dalam menguasai berbagai informasi produk, prosedur pelayanan serta mengembangkan keterampilan yang dimilikinya.

Banyaknya informasi dan prosedur kerja yang harus dikuasai, menyebabkan Agent tidak dapat menghafal semua informasi. Untuk itu Agent memerlukan dukungan sistem informasi serta alat bantu aplikasi yang memadai. Begitu juga keterampilan Agent yang harus dilatih secara berkelanjutan dengan berbagai pelatihan. Sehingga Agent menjadi mahir dalam memberikan pelayanan. Dengan demikian Agent contact center dapat menunjukkan kinerja dalam pelayanan yang dapat diukur dalam 3 aspek penting yaitu produktivitas, kualitas dan disiplin kerja.

Pada dimensi produktivitas, produktivitas Agent dipengaruhi oleh kemampuannya dalam menyampailkan dan menyelesaikan permintaan pelanggan secara cepat dan tepat. Dukungan kemampuan atas pengetahuan produk serta keterampilan dalam berkomunikasi menjadi penting. Pengetahuan produk yang menyeluruh pada Agent akan membantu proses penyelesaian permintaan secara akurat. Keterampilan dalam berkomunikasi akan membantu dalam menyampaikan informasi dengan baik.

Produktivitas Agent dapat diukur ke dalam 3 (tiga) acuan dasar, yaitu ukuran terhadap waktu, beban kerja, dan nilai pekerjaan. Jika seseorang diberikan beban kerja yang sama untuk mengerjakan 50 permintaan pelanggan, maka yang paling produktif adalah yang dapat menyelesaikan dalam waktu yang lebih cepat. Artinya, ukuran yang digunakan dalam satuan waktu, dengan catatan bahwa mempercepat proses pelayanan tidak mengurangi kualitas pelayanan. Ukuran yang sering digunakan untuk mengukur tingkat penggunakan waktu kerja adalah “occupancy rate”. Demikian pula hanya jika setiap Agent ditugaskan untuk bekerja selama 7 jam dalam sehari. Bila ada Agent yang mampu melayani 100 (seratus) call per hari, dia bisa dikatakan lebih produktif dibandingkan yang melayani hanya 50 (lima puluh) call per hari. Ukuran ini disebut sebagai pendekatan beban kerja dan ukuran yang sering digunakan adalah call per hour atau jumlah pelayanan per jam.

Ada juga Agent contact center yang memberikan pelayanan dalam waktu yang lebih lama jumlah pelayanan yang lebih sedikit, namun memberikan nilai yang lebih besar. Nilai dalam hal ini adalah diukur dalam satuan rupiah atau besaran mata uang. Jika Agent melayani pesanan sebanyak 50 (lima puluh) sehari dengan nilai rata-rata 1 (satu) juta. Tentunya akan lebih baik dari Agent yang melayani 75 (tujuh puluh lima) pesanan dalam sehari dengan nilai rata-rata hanya 500 (lima ratus) ribu. Pendekatan pengukuran ini disebut sebagai produktivitas berdasarkan nilai pekerjaan.

Oleh karena itu 3 (tiga) kombinasi antara produktivitas, kualitas dan disiplin menjadi ukuran dalam menilai kinerja Agent. Ketiganya merupakan wujud dari sumber daya yang ada dalam diri Agent, sebab ketiga hal itu terkait dengan potensi manusia yaitu knowledge (pengetahuan), skill (kemampuan) dan attitude (sikap dan perilaku).

Pada dimensi kualitas, dalam pelayanan contact center kualitas pelayanan Agent diukur menggunakan Quality Monitoring Score atau nilai kualitas pelayanan. Dan penilaian dinilai langsung oleh Quality Assurance dengan menggunakan berbagai metode pengukuran. Bisa dengan menggunakan rekaman atau bisa juga dengan menggunakan observasi langsung.

Metode pengukuran kualitas dilakukan dengan menggunakan formulir penilaian dengan berbagai parameter penting yang sesuai dengan tingkat kesesuaian pelayanan yang ditentukan. Contact center biasanya menetapkan berbagai dimensi penilaian kualitas untuk mengawasi tingkat kesesuaian pelayanan serta dengan menggunakannya sebagai acuan pengembangan kompetensi Agent contact center.

Kemampuan Agent dalam menguasai suatu inormasi dan proseedur dapat dinilai dengan formulir QA. Begitu juga kemampuan dalam bertanya, berbicara dan bernegosiasi, melakukan analisis serta menyelesaikan permasalahan pelanggan dapat diamati dari penilaian rekaman pelayanan. Konsep kualitas pelayanan yang banyak digunakan adalah menggunakan referensi Parasuraman yaitu SERVQUAL. Pelayanan contact center bersifat sangat variable karena pelayanan dapat berbeda, artinya banyak bentuk variasi pelayanan tergantung pada jenis pelayanan, pelanggan, dan waktu pelayanan. Untuk itu pelayanan contact center berkembang sesuai dengan dinamika ketersediaan produk dan perubahan kebijakan suatu perusahaan. (WH)

Source : First Step to Contact Center Services by Andi Anugrah