Celoteh Pagi : Ketika Laporan Bercerita


Menyusun laporan harian, mingguan, bulanan atau tahunan merupakan bagian tersendiri dari suatu pekerjaan. Ketika kita merasa bahwa ada sesuatu yang harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan sebagai bagian dari pelaksanaan tugas, maka kita menjalankan amanah dengan baik. Jika kita menganggap laporan sebagai upaya melihat pencapaian yang telah kita lakukan, maka kita tidak perlu terbebani. Dengan menyusun laporan, maka akan bermanfaat bagi diri untuk menilai diri dan melakukan perbaikan.

Menyusun laporan merupakan salah satu upaya untuk menunjukkan hasil suatu pekerjaan. Ada yang mendapatkan hasil yang meningkat dan ada pula yang sebaliknya. Ada yang mencapai target, ada juga yang belum tercapai. Jika tercapai, maka bisa menentukan langkah peningkatan selanjutnya ? Jika tidak tercapai, maka dapat menetapkan upaya perbaikan yang harus dilakukan ? Dengan laporan kita bisa menyusun langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

Pada saat kuliah dulu, hampir setiap haru mengerjakan laporan. Ternyata pengalaman tersebut melatih diri untuk terbiasa menyusun laporan. Mempertanggungjawabkan latihan yang kita lakukan. Sekarang pun setiap kali menyelesaikan suatu pekerjaan, baik itu training, penyediaan tenaga kerja atau konsultan, diupayakan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan. Coba bayangkan seseorang yang tidak pernah membuat laporan, maka ia akan kesulitan menyusun sesuatu untuk dilaporkan.

Membuat laporan memang harus dibiasakan, semakin terbiasa dan dimudahkan. Kalau dianggap sebagai beban, itu artinya kita belum mendapatkan manfaat dari proses penyusunan laporan. Ada kalanya untuk membuat laporan konsultan, saya harus mengolah berbagai data yang aneh, atau mengamati berbagai data. Namun saya tetap menikmati proses tersebut untuk menghasilkan sesuatu yang bermakna. Terkadang data yang tersedia kurang, sehingga salah dalam membuat kesimpulan. Semua itu dijadikan bahan belajar dan terus belajar.

Ada kalanya kita merasa membuat laporan yang sia-sia. Tidak ada yang membacanya atau tidak ada tanggapan dari laporan yang kita buat. Namun hal itu sebaiknya tidak menjadi alasan kita untuk berhenti. Mungkin perlu beberapa perbaikan, sehingga mudah dipahami pembacanya. Ada kalanya penerima laporan hanya tidak mengerti isi dari laporan atau mereka tidak bisa mendapatkan kesimpulan. Dari waktu ke waktu berbagai upaya dipelajari dalam membuat laporan yang baik. Bisa dengan perbaikan tata letak, grafik, warna, bentuk huruf, format dan sebagainya.

Jika kita sering menerima laporan mingguan karyawan atau tim, kita perlu upaya tersendiri untuk menyatukan laporan tersebut. Itulah kenapa manajemen suka melakukan pertemuan untuk mempresentasikan laporan, supaya manajemen paham isi laporan yang dimaksud. Nah, supaya mudah, penting bagi yang membuat laporan menggunakan istilah yang mudah dipahami bagi pembacanya. Jika sulit membuatnya, yuk kita latihan bersama.

Anyway, selamat menikmati senin pagi. Pastikan sudah membuat laporan, jika belum sempat, maka segerakan dan jadikan kebiasaan. Bagi yang menerima laporan, jangan biarkan hanya menumpuk di mailbox anda, gunakan kesempatan untuk mengevaluasinya. Jika tidak sempat, artinya anda perlu mendelegasikan tugas. Semangat ! Salam sehat dan bahagia. (AA)

Celoteh Pagi: Belajar dan Menilai

Jika Anda diberikan kesempatan untuk menjadi juri individual lomba The Best Contact Center Indonesia 2021, maka gunakan kesempatan ini untuk bisa melihat gambaran umum kreativitas praktisi contact center di Indonesia. Ada banyak hal menarik yang dapat dipelajari dari video peserta dan nantinya patut untuk diteladani.

Dengan cara ini kita bisa belajar perkembangan pelayanan yang berubah dengan cepat. Dengan saling berbagi dan belajar dari satu industri dengan industri lainnya, kita bisa meningkatkan kompetensi dengan lebih cepat.

Sejak dilaksanakan secara online tahun lalu, maka setiap peserta individual bersaing untuk menampilkan video presentasi yang menarik. Sejumlah kreativitas mereka ditampilkan dalam video berdurasi 15 atau 20 menit.

Bagi sebagian orang tentunya ini tidaklah mudah, bahkan bisa mengambil sesi video beberapa kali. Merangkai kata, menyusun slide, tampil di depan kamera tidaklah mudah. Namun ini semua bentuk latihan bagi praktisi contact center, sehingga secara tidak langsung mereka bisa mengembangkan kompetensi.

Untuk sampai tahapan ini, mereka juga harus melalui beberapa tahapan yang mungkin tidak mudah. Mereka sebelumnya telah melalui ujian online yang menuntut mereka belajar dengan berbagai kasus pelayanan. Bahkan sebelumnya ada yang harus bersaing dengan rekan kerja untuk menunjukkan kinerja terbaik di perusahaan masing-masing.

Ini ajang yang menjadi sarana belajar dan berlatih bagi praktisi contact center. Tentunya ada yang semangat, ada pula yang ala kadarnya. Ada video yang dibuat dengan dukungan aplikasi editing yang lebih canggih, ada juga yang sederhana.

Namun tentunya isi kreativitas lebih ditonjolkan dalam penilaian lomba ini. Untuk itulah, sebagai apresiasi atas upaya mereka, kita memberikan penilaian yang mampu menunjukkan prestasi yang terbaik.

Bagi yang menjadi juri, pastikan Anda memberikan penilaian yang objektif, karena Anda bisa menjadi salah satu kontributor pengembangan karier mereka. Mereka yang berlomba adalah sebagian praktisi contact center yang telah menyisakan sebagian waktunya untuk belajar dan berlatih. Mereka juga tetap harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.

Dukung mereka, berikan semangat, ketuk hati anda dan pilihlah yang terbaik. Terima kasih atas dukungannya, semoga berjalan lancar. Salam sehat dan bahagia. (AA)

(Celoteh Pagi ini ditulis pada 2 September 2021)

Celoteh Pagi: Pengguna dan Pembeli

Hari ini dapat telepon dari seseorang yang ternyata satu almamater. Dia yang bekerja di salah satu bank nasional, ternyata adalah lulusan ekonomi Universitas Hasanuddin. Dia angkatan yang sama dengan saya, dengan jurusan yang sering berantem dengan jurusannya. Jadinya kita bernostalgia dengan kejadian yang terjadi beberapa tahun yang lalu.

Kebetulan beliau sedang mengembangkan pelayanan contact center di perusahaannya. Untuk itu dia meminta beberapa rekomendasi perusahaan yang bisa menyediakan aplikasi atau teknologi. Perkembangan dunia digital dan pelayanan berbagai media menuntut perusahaan tersebut untuk mengintegrasikan aplikasi yang digunakan.

Ada hal yang menarik dari diskusi yang kami lakukan. Ia mengungkapkan bahwa sebagai user, ia juga harus proaktif mencari penyedia aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Padahal sebenarnya itu menjadi tugas bagian teknologi dan pengadaan. Namun beberapa penyedia aplikasi yang disediakan oleh bagian pengadaan ternyata tidak bisa memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhannya.

Menurutnya, daripada nanti mendapatkan aplikasi dari vendor yang tidak sesuai, lebih baik ia sedikit repot. Ini mungkin tantangan yang sering dihadapi dalam proses pengadaan aplikasi contact center.

Hal yang sama, saya alami pada saat membantu salah satu perusahaan untuk mendapatkan solusi yang tepat dari berbagai penyedia teknologi. Untuk kita mencoba memahami kebutuhan pelanggan, maka kita dapat memberikan solusi yang lebih terjangkau dan sesuai dengan kebutuhan. Dalam arti fitur yang disediakan tepat guna dan harganya pun tidak berlebihan.

Seringkali kita membeli suatu aplikasi yang tidak digunakan secara maksimal. Sangat disayangkan karena aplikasi yang sudah dibeli dengan mahal, ternyata fitur-fitur penting tidak dapat digunakan dengan baik.

Bisa karena vendor yang menyediakan aplikasi tidak mengajarkan cara penggunaannya. Ibaratkan kita membeli aplikasi Microsoft Office, mungkin kita tidak menggunakan semua fitur yang ada. Hanya karena kita tidak mendapatkan pelatihan cara menggunakannya.

Microsoft sebagai penyedia aplikasi cukup percaya diri bahwa setiap pengguna yang membeli aplikasinya harus belajar sendiri. Microsoft tentunya peduli untuk memastikan penggunanya mudah menggunakan, kalau tidak, maka banyak yang akan menggunakan aplikasi gratis atau pindah ke aplikasi yang lebih mudah.

Sebagai penyedia aplikasi juga menyediakan berbagai sarana belajar melalui kerjasama dengan berbagai lembaga pendidikan. Namun tergantung pembeli aplikasinya, apakah ia mampu menggunakan dengan baik? Bisa jadi, akhirnya kita hanya menjadi pembeli yang baik dan belum tentu menjadi pengguna yang baik.

Semangat pagi dan salam sehat selalu. (AA)

(Celoteh Pagi ini ditulis pada Kamis, 26 Agustus 2021)